28.05.2012 12:33:16

Как правильно начислять и выплачивать вознаграждения?

Если еще пару лет назад бухгалтеры при начислении премиальных задумывались об источниках таких приятных дополнительных выплат, чтобы избежать уплаты ЕСН, то сейчас при анализе рисков по премиям приоритеты изменились. Поскольку ЕСН теперь нет, а страховые взносы начисляются на любые виды выплат и поощрений, кроме разве что объявления благодарностей, награждений почетной грамотой и представления к званию лучшего по профессии. Вследствие этого основное внимание проверяющих сводится к проверке документов, подтверждающих правомерность начисления премий , правильность их расчета и порядок выплаты.

Именно от этих факторов зависит сумма расходов, учитываемая для расчета налога на прибыль при применении общей системы налогообложения или единого налога при упрощенной системе налогообложения.

Правомерность начисления премий в организации регулируется федеральным законодательством, а также внутренними регламентами предприятия, в которых раскрывается порядок организации системы оплаты труда.

Так, премии в акционерных обществах регулируются Федеральным законом от 26.12.95 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (хотя и косвенно), в других организациях - отраслевыми (межотраслевыми) соглашениями.

Например, в соответствии с упомянутым федеральным законом в открытом акционерном обществе премия, начисленная за счет прибыли, оставшейся в распоряжении организации, не может быть выплачена, если против этого будут возражать акционеры общества, имеющие право голоса. Это связано с тем, что начисленные за счет прибыли вознаграждения уменьшают размер получаемых акционерами дивидендов. Такое положение следует учитывать наблюдательному совету акционерного общества, который принимает решения о назначении вида и размера вознаграждений в трудовом договоре. Чаще всего это касается руководителей акционерных обществ, которые принимаются на работу именно с согласия наблюдательного совета.

Отраслевыми тарифными соглашениями (далее - Отраслевое соглашение) также могут устанавливаться разные виды и условия начисления премиальных. Напомним, что в случае, если отраслевые тарифные соглашения заключены с учетом всех установленных трудовым законодательством требований и прошли уведомительную регистрацию в соответствии со ст. 50 Трудового кодекса РФ, то они приобретают статус правового документа, обязательного к исполнению любой организацией, относящейся к данной отрасли.

Так, отраслевым тарифным соглашением в гражданской авиации России на 2005-2009 гг., действующим и в текущем году, работникам гражданской авиации в зависимости от стажа работы устанавливается надбавка к должностному окладу за выслугу лет в следующих размерах (п. 5.7 Отраслевого соглашения): от 3 до 5 лет - 5%; от 5 до 10 лет - 10%; от 10 до 15 лет - 15%; свыше 15 лет - 20%. Порядок выплаты надбавки должен быть установлен в коллективных договорах авиационных организаций.

Федеральным отраслевым соглашением по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 гг. рекомендуется устанавливать размер средств на премирование работников строительных организаций за ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства в соответствии с приложением к письму Минтруда СССР № 1336-ВК и Госстроя СССР № 1-Д от 10.10.91 г. «Размеры средств на премирование за ввод в действие в срок объектов в процентах от сметной стоимости выполненных строительно-монтажных работ» (п. 3.17 Отраслевого соглашения).

В качестве внутренних регламентов, определяющих систему премирования организации, могут применяться как трудовой или коллективный договор, так и положение об оплате труда или премировании.

В любом случае действует одно правило: из письменного соглашения между работником (работниками) и работодателем должно быть ясно, когда, при каких условиях и в каком размере работник может ожидать премию от работодателя.

Премия, являясь стимулирующей выплатой и частью заработной платы (ст. 129 Трудового кодекса РФ), с течением времени может изменяться. Например, в связи с индексированием заработной платы по условиям коллективного договора, инфляционными процессами, переводом работника в другое подразделение (филиал) организации, где приняты другие условия премирования, и т.д. При этом предполагается, что речь идет только о повышении размера премий, так как Трудовой кодекс РФ не содержит такого вида дисциплинарного взыскания, как депремирование или лишение премии.

Однако на деле премии могут изменяться в любую сторону, и это должно быть закреплено в соответствующем регламенте, который утверждается двумя сторонами: руководством и представителями работников.

Отметим, что многие организации не имеют представительного органа трудового коллектива, т.е. профсоюза, с учетом мнения которого должны приниматься локальные нормативные акты (ст. 135 Трудового кодекса РФ). Этим пользуются работодатели, и зачастую система премирования организуется только на словах.

На самом деле при отсутствии профсоюза работодатель также может разработать и утвердить любой локальный нормативный акт (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 8.12.08 г. № 2742-6-1).

Порядок при этом очень простой: назначается группа ответственных лиц (например, руководители кадровой, бухгалтерской и финансовой служб), разрабатывается проект акта по труду, который утверждается руководством организации, и документ доводится до сведения всех заинтересованных лиц, т.е. работников. Если же локальный нормативный акт в организации все-таки имеется, но с течением времени устарел и требует только доработки, то после утверждения новой редакции акта с ним знакомят каждого работника, даже если с предыдущим вариантом этого документа работник уже был ознакомлен и его подпись имеется в соответствующем документе-приложении к локальному акту.

Правильность расчета премий должна подтверждаться не бухгалтерской справкой или приказом о начислении премий, а отчетностью ответственных за начисление премий лиц. Как правило, к ним относятся руководители подразделений, которые анализируют эффективность работы своих подчиненных, и руководители организации, которые оценивают работу бизнес-направлений и руководителей соответствующих подразделений. Результаты анализа могут быть представлены в любой удобной форме.

ПРИМЕР 1

В строительной организации при соблюдении и (или) сокращении сроков выполнения работ выплачиваются премии. Отчет прораба в организации представлен в виде таблицы (табл. 1).

Таблица 1.

Отчет о выполнении сроков строительства бригады Иванова за первое полугодие 2012 г.

	Объект строительства	Количество дней
				разница (план-факт)

На основании такого отчета бухгалтерия начисляет премии в установленном в Положении о премировании размере от стоимости соответствующих объектов строительства:

1% при снижении сроков на 1 - 10 дней;

2% - от 10 до 30 дней;

3% - более чем на 30 дней.

Затем премии распределяются между членами бригады в соответствии с внутрибригадным расчетом премиальных (табл. 2).

Таблица 2.

Премиальный фонд бригады Иванова за первое полугодие 2012 г.

	Объект строительства	Стоимость объекта (тыс.руб.)	Процент премии (%)	Сумма премий (тыс.руб.)

Производственные премии, о которых шла речь, не единственные в системе премирования. Существуют и такие поощрительные выплаты, которые не зависят от выполнения каких-либо показателей. К ним относятся премии к праздникам, юбилеям работника или организации, отрасли и т.д. Эти премии не являются частью зарплаты, и источником ее погашения является собственная прибыль, оставшаяся после уплаты налога на прибыль.

Однако такое правило уместно только в том случае, если в данной организации премии не относятся к выплатам стимулирующего характера, т.е. если выплата такой премии не направлена на повышение заинтересованности сотрудников в результатах производственной деятельности.

Поясним конкретнее. Организация вправе самостоятельно устанавливать систему стимулирования сотрудников, которая может включать в себя дополнительные к заработной плате вознаграждения в случае отсутствия, например, дисциплинарных взысканий. Так, в коллективном договоре могут быть предусмотрены разовые премии к праздникам, установленным российским законодательством, - к Дню Конституции, Новому году, 23 февраля, 8 марта, 9 мая и т.д. Для получения такой вдвойне стимулирующей премии (праздник дополняется материальным подарком) работник, как правило, должен добросовестно выполнять свои должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией и не иметь взыскания по исполнению приказов, распоряжений и решений руководства.

Поскольку «праздничные» премии могут способствовать привлечению необходимых специалистов, то для такой организации такие премии могут являться частью заработной платы работников. В бухгалтерском учете они будут отражены по дебету счетов затрат (20, 23, 25, 26 и пр.), а не счета 91 (прочие расходы); в налоговом учете такие премии также могут быть включены в состав расходов, связанных с производством и реализацией.

Однако все-таки чаще премии начисляются за производственные показатели. При этом может быть два варианта подхода:

вне зависимости от фактически отработанного сотрудником времени;

с учетом присутствия на рабочем месте.

Этот вопрос решается по усмотрению работодателя. А вот в тех расчетах, где премия используется в качестве составляющей заработной платы, и которые регулируются законодательством, этот фактор надо учитывать. Речь идет об исчислении среднего заработка, величина которого используется при формировании суммы вознаграждений при отвлечении работников для участия в коллективных переговорах, в государственных мероприятиях, при расчете отпускных, компенсаций за отпуск, за дни нахождения в командировке и др., а также при начислении больничных по государственному социальному страхованию.

Прежде чем рассмотреть порядок учета премий при расчете среднего заработка, напомним, что порядок, применяемый для расчета отпускных и других компенсационных выплат, несколько отличается от порядка для расчета пособий. Так, в первом случае в расчет включаются только те виды вознаграждений, которые напрямую связаны с результатами производственной деятельности. К ним относятся те, что перечислены в п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.07 г. № 922), а именно:

ежемесячные премии и вознаграждения - фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Другими словами, можно включить в состав среднего заработка, например, для расчета отпускных по всем разновидностям ежемесячных премий (в частности, за рост объема производства, снижение количества бракованных изделий и т.д.) и только за период начисления отпускных.

ПРИМЕР 2

Работник организации собрался в отпуск в апреле 2012 г. Средний дневной заработок для оплаты его нахождения в отпуске рассчитывается за последние 12 календарных месяцев: апрель 2011 г. - март 2012 г.

Работнику начислялась и выплачивалась ежемесячная премия за выполнение объема производства. Начисление премии в организации производится в месяце, следующем за отчетным, для расчета выполнения плана объема производства: в январе 2012 г. начисляется премия за декабрь 2011 г., в феврале 2012 г. - премия за январь 2012 г. и пр.

Таким образом, в расчете средней заработной платы будут учтены премиальные, начиная с марта 2011 г. по февраль 2012 г.:

премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, - фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода.

Здесь речь идет о квартальных премиях или премиях по результатам выполнения этапа работ или проекта в целом. Так, если проект закончился в 2011 г., но премия за участие в нем была начислена только в 2012 г., эти вознаграждения будут включены в расчет в полном объеме;

вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения. Здесь основное - учитывать премии не более чем за один календарный год.

Другое дело, когда время, приходящееся на расчетный период, было отработано не полностью: если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, то они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм. При этом пересчет должен производиться за расчетный период в целом, а не за отдельные месяцы расчетного периода, отработанные не полностью.

ПРИМЕР 3

Иванову И.П. была начислена и выплачена премия в размере 50 000 руб.

В рассматриваемом периоде норма рабочего времени составила 249 дней. Ивановым было отработано лишь 238 дней.

Для расчета среднего заработка премия подлежит пересчету пропорционально отработанному времени (п. 15 постановления Правительства Российской Федерации № 922). Для этого используется следующая формула:

П = О х КРДМ / КОД,

где П - квартальная премия;

О - оклад работника;

КРДМ - количество рабочих дней в текущем квартале;

КОД - количество отработанных дней в текущем квартале.

Сумма премии для среднего заработка составит 47 791 руб. (50 000 руб. : 249 дней х 238 дней).

Средняя заработная плата для выплаты пособий рассчитывается намного проще (п. 14 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденного Федеральным законом от 15.06.07 г. № 375; Федеральный закон от 29.12.06 г. № 255-ФЗ): в отличие от порядка расчета среднего заработка для отпускных, командировочных и т.п. премии для расчета пособий не зависят от количества отработанных дней и не корректируются, а в расчете участвуют все виды выплат, в том числе начисляемые и за счет собственной прибыли.

Отметим только две особенности:

ежемесячные премии и вознаграждения, выплачиваемые вместе с заработной платой данного месяца, включаются в заработок того месяца, за который они начислены, т.е. если премия относится к предыдущему месяцу, а начисляется позже, в следующем месяце, то она должна быть отнесена к месяцу начисления (предыдущему месяцу);

премии (кроме ежемесячных премий и вознаграждений, выплачиваемых вместе с заработной платой данного месяца), вознаграждения по итогам работы за квартал, за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, единовременные премии за особо важное задание включаются в заработок в размере начисленных сумм в расчетном периоде, т.е. сколько бы премий не было начислено, столько и можно включать в сумму среднего заработка.

Таким образом, один и тот же средний заработок у одного и того же лица при наличии широкого «ассортимента» премий в организации может иметь разную величину. При этом есть и одно объединяющее два подхода к расчету среднего заработка правило: при начислении в расчетном периоде премий за прошлые периоды из-за технической ошибки (другой аналогичной причине) последние не должны включаться в сумму среднего заработка текущего периода.

Кстати, если премия выплачивается за счет прибыли прошлых лет, оставшейся в распоряжении организации, то согласно п. 1 ст. 270 НК РФ она в целях налогообложения не учитывается, хотя согласно Федеральному закону от 24.07.09 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» и облагается страховыми взносами в полной мере.

Порядок выплаты премий включает:

условия начисления, неначисления (недоначисления);

периодичность выплаты (месяц, квартал, год и др.);

документальное оформление приказов и распоряжений на премию;

сроки и порядок выплаты (с зарплатой) или др.

Как уже упоминалось, перечисленные «премиальные» критерии могут быть указаны в одном или нескольких регламентах - в трудовом договоре, конкретном приказе или внутреннем акте, который регулирует вопросы премирования.

При выплате премии должен быть оформлен приказ по унифицированной форме № Т-11 или Т-11а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. № 1. Кроме того, сумма премии или ее условное выражение необходимо зафиксировать в штатном расписании (форма № Т-3). Отметим, что с 2013 г. организация может применять свою форму для премиальных, что установлено в новом законе о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 6.12.11 г. № 402-ФЗ).

В случае лишения премии или выплате только ее части никакой специальной формы не установлено. Поэтому работодатель решает сам, каким образом ему оповестить работника (работников) о причинах принятия такого решения.

Так, например, премия может не выплачиваться, из-за следующих обстоятельств:

если не были выполнены производственные показатели конкретного работника или коллектива в целом, которые определены в локальном акте, касающемся премий, что выявляется по результатам анализа, проведенного для принятия решения о выплате;

в актах, регулирующих начисление и выплату премии в организации, кроме обязанности выплаты премии указано определенное право работодателя. Так, в Положении о премировании или трудовом договоре в переменной части, которая включает в себя премии и индивидуальные вознаграждения, могут быть предусмотрены форсмажорные обстоятельства, связанные с финансовыми возможностями работодателя (т.е. премии могут быть начислены лишь при наличии соответствующих средств на эти цели). Так, например, финансово-хозяйственная деятельность организации за соответствующий период может иметь положительный результат, а показатели отдельного бизнес-направления не «дотягивают» до плановых цифр. В этом случае работодатель имеет полное право не начислять премии по такой деятельности (таким подразделениям).

Следует иметь в виду: невыплата установленных внутренними регламентами премий непроизводственного характера (к праздникам, юбилеям) по законодательству не допустима. Это уже будет расценено как нарушение работодателем трудового законодательства. Исключения, конечно же, имеются. Например, если работник к этому моменту уже уволился.

Таким образом, если в организации есть система премирования, то должна быть и система депремирования. Она может быть предусмотрена или в перечне условий премирования, или в перечне условий для дисциплинарных взысканий. Так, например, из-за совершения дисциплинарного проступка, т.е. неисполнения или ненадлежащего исполнения работником (по его вине!) возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение или невыплата в связи с проступком премии. Последнее, по понятным причинам, очень дисциплинирует.

Все случаи депремирования должны быть подтверждены документально, например докладной запиской службы охраны об опоздании на работу по каким-либо датам, распоряжением, фиксирующим факты нарушения внутреннего трудового распорядка в организации, и др.

В случае отсутствия в локальном акте по премированию условий, регламентирующих снижение премиальных, работник, который не получил премию в ожидаемом размере, имеет полное право требовать не только полную сумму премии, но и компенсацию за ее задержку. При задержке выплаты работникам премии, в том числе из-за отсутствия денежных средств, работодатели несут ответственность на основании ст. 142 Трудового кодекса РФ. Если задержка произошла на срок более 15 дней, работник имеет право, известив работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы и покинуть свое рабочее место. А выйти на работу необходимо не позднее следующего рабочего дня после получения письменного уведомления от работодателя о готовности произвести выплату задержанной премии в день выхода работника на работу.

Навигация по разделу

Учет хозяйственных ситуаций

Выплаты персоналу

Премии в денежной форме

Порядок начисления разовой премии

Выплата разовой премии осуществляется при наступлении какого-либо значимого события:

• юбилей;
• успешное окончание проекта и т. д.

Разовые премии могут быть предусмотрены во внутренних документах организации:

• в трудовом договоре (абз. 5 ч. 2 ст. ТК РФ);
• в коллективном договоре (ч. 2 ст. ТК РФ);
• в отдельном локальном документе организации, например, положении об оплате труда, положении о премировании и др. (ч. 2 ст. , ст. ТК РФ).

Если разовая премия предусмотрена во внутренних документах, она может быть частью системы оплаты труда. Поэтому учет подобных производственных премий организация может произвести при расчете среднего заработка и при налогообложении.

Существует и другой вид разовых премий: они не составляют часть системы оплаты труда, а назначаются только приказом руководства.

При этом любая разовая премия должна начисляться по приказу руководителя. Приказ о поощрении сотрудника в зависимости от количества награждаемых оформляется по форме:

• при поощрении одного сотрудника - по форме № Т-11;
• при поощрении группы сотрудников - по форме № Т-11а.

Разовая премия может быть выплачена (п. 17 Порядка ведения кассовых операций):

• по расчетно-платежной или платежной ведомости (по формам № Т-49 или № Т-53);
• по расходному кассовому ордеру (по форме № КО-2).

В зависимости от источников выплачиваемых премий производится их отражение в бухучете:

• за счет расходов по обычным видам деятельности;
• за счет прочих расходов;
• за счет чистой прибыли.

Премии, начисленные за трудовые показатели, в бухучете следует отнести к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99) и оформить их начисление следующим образом:

• Дебет 20 (23, 25, 26, 28, 29, 44) Кредит 70 - начислена премия за счет расходов по обычным видам деятельности.

Непроизводственные разовые премии следует отнести к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99) и отразить их начисление следующей проводкой:

• Дебет 91-2 Кредит 70 - начислена премия за счет прочих расходов.

В том случае, если премии выплачиваются из нераспределенной (чистой) прибыли, делается проводка:

• Дебет 84 Кредит 70 - начислена премия за счет чистой прибыли.

Все премии подлежат налогообложению НДФЛ (п. 1.6 и 1.10 ст. НК РФ).

Порядок расчета НДФЛ определяется характером премии: производственная или непроизводственная.

Непроизводственная разовая премия не составляет часть зарплаты, поэтому не относятся к расходам на оплату труда. Ее сумма входит в налоговую базу по НДФЛ в месяце, в котором была выплачена (п. 1.1 ст. НК РФ).

Порядок расчета НДФЛ с разовой производственной премии определяется периодом, за который она начисляется:

• месяц;
• квартал;
• при наступлении конкретного события.

Если разовая производственная премия выплачивается при наступлении конкретного события, ее следует включить в налоговую базу по НДФЛ при выплате сотруднику (п. 1.1 ст. НК РФ).

Организация обязана рассчитать и уплатить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы премии в том случае, если разовая премия начислена за производственные результаты (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184). Начисление этих взносов должно осуществляться и на сумму непроизводственных разовых премий (п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184). Однако некоторые арбитражные суды в отношении непроизводственных разовых премий являются сторонниками противоположной позиции ФСС России. Если разовые непроизводственные премии не связаны непосредственно с исполнением трудовых обязанностей, взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на них не начисляются.

Кроме того, организация должна начислить на сумму разовых премий, предусмотренных трудовыми договорами, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Взносы не начисляются, если разовые премии не предусмотрены трудовыми договорами (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

В зависимости от системы налогообложения, применяемой организацией, производится уплата остальных налогов.

Общая система налогообложения

Налоговая база по налогу на прибыль уменьшится из-за разовых премий при двух условиях:

• премии предусмотрены трудовым договором (абз. 1 ст. и п. 21 ст. НК РФ);
• премии выплачены за трудовые показатели (п. 2 ст. НК РФ)

Такой порядок закреплен также письмами Минфина России от 10 июля 2009 г. № 03-03-06/1/457, от 24 декабря 2008 г. № 03-03-06/1/719, от 20 января 2005 г. № 03-05-02-04/5.

Считается, что разовая премия предусмотрена трудовым договором при одном из двух условий:

• в трудовом договоре прописаны сумма и условия начисления премий (абз. 5 ч. 2 ст. ТК РФ);
• в трудовом договоре присутствует ссылка на локальный документ организации, регулирующий порядок начисления и выплаты премий (письмо УФНС России по г. Москве от 21 июля 2005 г. № 20-12/52413; постановление ФАС Дальневосточного округа от 25 января 2006 г. № Ф03-А51/05-2/4903).

В налоговом учете премии, выданные за трудовые показатели, должны быть включены в расходы на оплату труда (п. 2 ст. НК РФ).

При использовании метода начисления момент признания расходов в виде премий определяется тем, к каким расходам они принадлежат:

• прямые расходы - по мере реализации продукции (работ, услуг) в стоимости которой они были учтены (абз. 2 п. 2 ст. НК РФ). Прямые расходы могут учитываться в момент их начисления, если организация оказывает услуги (абз. 3 п. 2 ст. НК РФ). К прямым расходам относятся премии, которые выплачены сотрудникам, занятым в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуги (абзац 7 п. 1 ст. НК РФ);
• косвенные расходы (большинство премии относится к данной категории) - признание расходов происходит в момент начисления (п. 2 ст. , п. 4 ст. НК РФ). Если прямые, то признание расходов происходит по мере реализации продукции (работ, услуг), в стоимости которой они были учтены (абз. 2 п. 2 ст. НК РФ).

При кассовом методе учет премии в составе расходов происходит в момент ее выплаты сотруднику (п. 3.1 ст. НК РФ). Организация, как правило, выдает премию в месяце, следующем за месяцем ее начисления. В результате в учете появляются вычитаемые временные разницы (п. 11 ПБУ 18/02), которые образуют отложенный налоговый актив (п. 14 ПБУ 18/02).

Порядок документального оформления и выплаты премий регулируется трудовым законодательством. По сути, премия является дополнительной оплатой труда и носит поощрительный характер.

Решение о выплате или отказе в выплате дополнительного вознаграждения принимает руководитель предприятия, где трудится работник.

Поэтому нужно детальнее разобраться полагается ли премия бывшему сотруднику пенсионеру к юбилею и как быть, если работнику не дали разовую премию к профессиональному празднику.

Что нужно знать

Система оплаты труда предусматривает несколько видов поощрения сотрудников. Сюда входит:

1. Объявление благодарности.
2. Выдача премий.
3. Награждение почетной грамотой или ценным подарком.

Также сотруднику может быть присвоено звание «Лучший по профессии». В исключительных случаях работника могут представить к государственной награде.

Дополнительные виды поощрения могут быть определены уставом предприятия, положением о дисциплине или правилами внутреннего трудового распорядка.

Основанием для получения премии является распоряжение руководителя (). Образцы унифицированных форм приказов утверждены .

В документе должны быть указаны следующие данные:

• ФИО премируемого лица;
• табельный номер работника;
• структурное подразделение;
• занимаемая должность (профессия);
• причина выплаты премии;
• вид поощрения;
• размер премии;
• основание для выплаты поощрения.

Исключением может быть разовая премия, размер которой работодатель определяет самостоятельно.

Начисленное вознаграждение может быть включено:

• в состав расходов предприятия по основным видам деятельности;
• в состав внереализационных издержек.

Также допускается выплата премий за счет нераспределенной прибыли предприятия.

Если премия выплачивается в связи с производственным процессом, то она должна включаться в состав расходов предприятия по основным видам деятельности ().

При отсутствии такой связи, например, при выплате поощрения к юбилею, премия включается в состав внереализационных издержек.

Отображение проводок в бухучете происходит следующим образом. Начисление премии:

Дт 08 Кт 70	По строительным работам
Дт 20 Кт 70	Сотрудникам основного производства
Дт 23 Кт 70	Работникам вспомогательных производств
Дт 25 Кт 70	Общепроизводственному персоналу
Дт 26 Кт 70	Административно-управленческому персоналу
Дт 28 Кт 70	За работы связанные с исправлением брака
Дт 29 Кт 70	Сотрудникам обслуживающего производства
Дт 44 Кт 70	Работникам, которые заняты реализацией товара
Дт 84 Кт 70	За счет нераспределенного дохода
Дт 86 Кт 70	За счет целевого финансирования
Дт 91-2 Кт 70	К праздничной дате

Последняя позиция обычно относится к разовым поощрениям. Следующим звеном в системе премирования служит налогообложение. По закону премии могут быть включены в состав издержек по оплате труда ().

Однако в отдельных случаях не допускается уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, например, если поощрение выплачивается работодателем за счет целевых поступлений или не на основании ().

Что касается граждан, то они обязаны уплачивать НДФЛ с полученной прибыли на основании . Потому как премия не входит в состав доходов, не подпадающим под налогообложение ().

Работодатель имеет право создавать резерв будущих расходов на выплату премии по итогам года ().

Однако по истечении налогового периода налогоплательщик обязан произвести инвентаризацию обозначенного резерва.

Недоиспользованные суммы должны быть включены в состав налогооблагаемой базы текущего календарного года.

Если средств не хватает, то налогоплательщик должен включить в состав расходов недостающую сумму по состоянию на 31 декабря.

Стоит отметить, что закон не предусматривает возможность создавать резервный фонд в отношении разовых поощрений.

Продолжая тему налогообложения, следует напомнить, что разовые премии облагаются страховыми взносами. Потому как любые поощрения выплачиваются в рамках трудовых отношений ().

Кроме того, разовые премии не отображены в списке доходов, освобожденных от обложения страховыми взносами подлежащими уплате в ПФ РФ ( ).

То же самое касается страховых взносов, уплачиваемых в ФСС (). При составлении налоговой отчетности бухгалтер предприятия должен указывать код дохода – 2000.

Определения

Рассмотрим два ключевых определения связанных и системой премирования:

Как правило, работодатель поощряет сотрудников, которые добросовестно выполняют свои трудовые обязанности ().

При этом работник не имеет права предъявлять к нанимателю требования о выплате разовой премии. Тогда как обычное премирование может быть предусмотрено трудовым или коллективным соглашением ().

При этом на основании коллективного договора работодатель обычно разрабатывает Положение о поощрении. Это документ содержит:

1. Общие положения.
2. Показатели и условия премирования.
3. Размер и шкалу поощрения.
4. Список лиц, подпадающих под действие Положения.
5. Периодичность премирования.
6. Порядок начисления и распределения поощрений между сотрудниками.
7. Источник финансирования.
8. Другие вопросы, связанные с выплатой премий.

Как следствие работодатель будет должен производить регулярные выплаты, при условии выполнения работником установленных условий премирования.

Нарушение трудового законодательства предусматривает определенную ответственность для нанимателя (). Основным отличием этих двух видов поощрения является наличие права требования о выплате премии.

Как тип мотивации

Система материального поощрения рабочего персонала служит достаточно мощным стимулом, направленным на повышение производительности труда.

Однако премирование должно быть обоснованным и являться результатом увеличения прибыли предприятия.

Разработанная на предприятии система премирования позволит работодателю:

• сохранить высококвалифицированных сотрудников;
• выработать у работников стремление к достижению максимальных результатов на рабочем месте.

При этом премии не должны носить общий характер, иначе сотрудники могут начать воспринимать ее как часть заработной платы.

Работодателю необходимо связывать выплату с личным вкладом работника в деятельность предприятия. Персонал должен понимать, что премирование происходит по причине применения дополнительных усилий.

В то же время эти усилия должны перекрывать издержки работодателя, направленные на выплату премии за интенсивность труда.

Единственным недостатком системы премирования является увеличение финансовой нагрузки на предприятие. Для небольших компаний это может быть крайне нерентабельно.

Законные основания

Основным нормативным документов регулирующим порядок выплаты премий является ТК РФ. Если говорить о поощрении в ФМС России, то система выплат определяется .

Унифицированные формы документов, включая приказы о выплате поощрений, утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1. Учет премий производится согласно с правилами ФЗ «О бухгалтерском учете».

Налогообложение доходов осуществляется в порядке установленном НК РФ.

Кем и как насчитывается разовая премия сотрудникам

Разовое поощрение определяется работодателем. Однако система оплаты труда государственных и муниципальных служащих регулируется ст.144 ТК РФ.

Как следствие расчеты премии происходят согласно с нормативными актами органов местного самоуправления.

Например, порядок начисления денежного содержания муниципального служащего в Красноярском крае регулируется .

В состав заработной платы входит:

• должностной оклад;
• помесячная прибавка за чин, особые условия службы, выслуга лет;
• ежемесячное материальное поощрение;
• помесячная надбавка в процентном эквиваленте к окладу за работу с данными, которые являются государственной тайной;
• премии;
• отпускные;
• материальная помощь.

Необходимые условия

Порядок начисления и выплаты премий определяются нормативными и локальными документами. Условия, влияющие на процедуру поощрения рабочего персонала, зависят от вида премии.

Например, поощрения разового характера обычно применяется в качестве стимула для увеличения производительности труда.

Ежемесячное премирование может быть предусмотрено условиями коллективного договора. Также может быть поощрение сотрудников в связи с профессиональным праздником.

Формирование приказа

Выплата премий происходит на основании (госучреждения).

Унифицированная форма документа утверждена соответствующим распоряжением Госкомстата (см. подзаголовок «Что нужно знать»).

Основанием для издания приказа может послужить представление () уполномоченных должностных лиц.

Обозначенный порядок оформления выплаты поощрений должен быть закреплен в графике документооборота организации.

После подписания распоряжение, должно быть, объявлено работнику под расписку. При этом записи о выплате премии должны быть отображены в личной карточке сотрудника.

Порядок выплаты

Выплату поощрения можно производить на основании следующих документов:

Однако закон не запрещает выдачу премии в безналичном порядке. Вышеуказанные формы документов предусмотрены .

Общий порядок выплаты поощрения включает:

• условия начисления;
• периодичность выплаты;
• документальное оформление распоряжений;
• сроки и порядок выплаты.

Чаще всего премия выплачивается работникам предприятия вместе с заработной платой.

Возникающие нюансы

Разнообразие ситуаций, связанных с начислением и выплатой премий не позволяет рассмотреть их в рамках одной статьи. Поэтому ниже будут рассмотрены лишь некоторые из них.

При расчете среднего заработка

При исчислении среднего заработка необходимо учитывать положения . Еще одним нормативным актом, регулирующим этот вопрос, является постановление Правительства от 24.12.07 N 922.

Порядок учета премий происходит следующим образом:

Однако если сотрудник в течение года отработал неполный рабочий период, то при расчете премии из него должны быть исключены нерабочие дни (больничный, простой по вине работодателя).

Как следствие премия будет рассчитываться при определении средней заработной платы пропорционально фактически отработанному времени (ст.15 постановления Правительства N 922).

Для расчета больничного в заработную плату за расчетный период нужно включать только те поощрения, на которые начислялись страховые взносы (см. подзаголовок «Что нужно знать»).

Сотрудникам противопожарной службы

Порядок премирования персонала противопожарной службы регулируется отдельными нормативными документами. Например, в Ленинградской области действует .

На основании этого документа сотрудникам МЧС полагаются разовые поощрения за выполнение особо сложных заданий (п.4 приказа).

Выплата единовременного вознаграждения за добросовестное несение службы по итогам года осуществляется в порядке установленном гл.3 данного приказа.

Можно ли начислить уволенному?

Нередко увольнение или сокращение персонала является необходимой мерой, связанной с уменьшением финансовых нагрузок на предприятие.

При этом трудовое законодательство предоставляет работникам определенные гарантии, одной из которых является выплата премии ().

Выплата всех причитающихся сумм в рамках действующей системы оплаты труда производится в день .

Что касается разового поощрения уволенного сотрудника, то оно выплачивается по усмотрению работодателя.

При исчислении суммы премии также необходимо учитывать фактически отработанное работником время (см. подзаголовок «При расчете среднего…»).

Если за производственные показатели

Как правило, работодатель поощряет персонал, который добросовестно выполняет свои трудовые обязанности. Особенно если личный вклад сотрудника привел к увеличению прибыли предприятия (см. подзаголовок «Как тип мотивации»).

Порядок выплаты премий, в т. ч. за личные или коллективные производственные показатели регламентируется Положением о премировании (см. подзаголовок «Определения»).

Премия к профессиональному празднику

Праздничные премии могут быть утверждены в рамках действующей системы оплаты труда. Однако ее отсутствие не препятствует работодателю поощрять сотрудников накануне профессионального праздника.

Как правило, чтобы не привлекать внимание контролирующих органов подобные выплаты не связывают с результатами трудовой деятельности рабочего персонала.

Иначе работодателю придется обосновывать источник финансирования. Однако здесь возникают определенные затруднения с налогообложением при выплате праздничных премий.

Поощрение, приуроченное к праздничным дням, не является выплатой стимулирующего характера. Следовательно, работодатель не может учитывать выплаты в составе издержек при налогообложении прибыли предприятия.

Аналогичный правовой вывод содержится в . Праздничные премии могут выплачиваться только с чистой прибыли предприятия.

Исключением может быть премирование сотрудников в рамках утвержденной системы оплаты труда, при условии, что выплаты будут классифицироваться как стимулирующие.

Другими словами, поощрения должны быть предусмотрены соответствующими документами предприятия и не привязаны праздничным датам.

Если говорить о премировании государственных (муниципальных) служащих, то, например, чиновникам ФА по рыболовству предусмотрены единовременные премии, приуроченные к профессиональным праздникам ().

Решение о выплате поощрения принимает руководитель Агентства. Размер премии составляет один месячный оклад служащего госучреждения.

Заканчивая обзор системы премирования работников необходимо отметить несколько основных моментов.

Премия носит исключительно поощрительный характер и направлена на повышение производительности труда.

Решение о выплате разового поощрения руководитель принимает самостоятельно. Тогда как регулярное премирование, должно быть, предусмотрено трудовым или коллективным договором.

Начисление премии работнику происходит в порядке, установленном каждым работодателем самостоятельно, и может зависеть от многих факторов, связанных как с основаниями для начисления, так и с алгоритмами расчета премии. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ситуации начисления премиальных и возникающие по ним вопросы.

Премии сотрудникам начисляют следующим образом: виды и источники

Поводом для выплаты работнику такого поощрения, как премия, могут стать:

• достижения трудового характера, совершенные как трудовым коллективом в целом, так и персонально конкретным работником;
• события, не имеющие непосредственного отношения к трудовой деятельности, но вызванные намерением дополнительно поощрить сотрудника (например, в связи с юбилейной или праздничной датой).

По основаниям первой группы работодатель имеет безоговорочное право включить премии в структуру зарплаты (ст. 129 ТК РФ), а значит, и учитывать их как часть оплаты за труд, т. е. относя начисленные суммы премиальных в соответствующие по аналитике расходы, которые будут уменьшать базу по прибыли.

Включить в зарплату премии, начисленные по основаниям второй группы, достаточно сложно. Минфин России (письмо от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283) настаивает на учете расходов по ним за счет чистой прибыли.

По характеру выплат премиальные могут быть:

• систематическими (регулярными), начисление и выплата которых осуществляется с соблюдением установленной периодичности (раз в месяц, квартал, год или иной промежуток времени);
• разовыми (нерегулярными), начисляемыми и выплачиваемыми от случая к случаю при возникновении соответствующего повода для выплаты.

Премии, входящие в структуру зарплаты, могут иметь и тот и другой характер периодичности. Но преобладают среди них, как правило, систематически выплачиваемые поощрения. Премии, не связанные с трудовыми достижениями, обычно являются разовыми.

Несмотря на наличие разных источников для выплаты премиальных, премии в любом случае составят доход работника. И этот доход необходимо будет в обычном порядке обложить НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ) и страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ,п. 1 ст. 20.1 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Причем в расходы для целей расчета налога на прибыль можно отнести не только те взносы, которые начислены на премиальные, входящие в структуру зарплаты, но и относящиеся к премиям, не связанным с трудовой деятельностью (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 02.04.2010 № 03-03-06/1/220).

Согласно какому документу определяется порядок премирования

Все аспекты применяемой у него системы премирования работодатель должен разработать сам, установив их во внутреннем нормативном акте (ст. 135 ТК РФ). Этот акт может создаваться в виде отдельного документа, посвященного только вопросам премирования (положения о премировании, о стимулировании, о стимулирующих выплатах). Но допустимо также правила начисления премий включать как составную часть в тексты иных внутренних документов, посвященных вопросам трудового права:

• положения об оплате труда;
• коллективного договора;
• трудового соглашения.

Специально разрабатываемый отдельный документ (или часть документа, посвященного вопросам трудового права) удобен для отражения в нем порядка премирования, применяемого для большей части членов трудового коллектива. Его наличие позволяет не прописывать подробно правила начисления премий в трудовом соглашении с каждым из работников, а давать в этом соглашении только отсылку к реквизитам соответствующего документа о порядке премирования. Таким образом, разработка нормативного акта о премиях позволяет заносить подробные правила начисления этого поощрения в трудовые договоры только с теми лицами, премирование которых осуществляется в индивидуальном порядке.

Наличие внутреннего документа, посвященного премированию, обязательно:

• для отнесения премий в структуру зарплаты (ст. 135 ТК РФ);
• учета премий при исчислении среднего заработка (ст. 139 ТК РФ).

Включение премиальных в структуру зарплаты делает их обязательными для выплаты при выполнении тех условий, при которых вознаграждение должно начисляться. При этом допускается в документе о премировании отражать и правила выплаты премий, не имеющих отношения к трудовым достижениям.

В положении о премиях должны освещаться вопросы, касающиеся:

• всех видов применяемых работодателем вознаграждений;
• условий, при которых происходит начисление каждого вида премиальных;
• периодичности начисления поощрительных выплат;
• круга лиц, имеющих право на каждый из видов премирования;
• показателей, по которым оценивается право конкретного работника на соответствующий вид вознаграждения;
• оснований, лишающих возможности получения премии;
• системы оценки показателей, отражающих право на получение поощрительной выплаты, позволяющей перевести оценку этих показателей в рублевый эквивалент;
• процесса рассмотрения результатов оценки трудового вклада, сделанного каждым из работников;
• процедуры, позволяющей оспорить итоги распределения премии.

С 2017 года разрешено не разрабатывать внутренние акты, посвященные вопросам трудового права, микропредприятиям (ст. 309.2 ТК РФ). Однако в такой ситуации работодателю придется детально прописать все правила премирования в каждом из трудовых соглашений, а сами трудовые соглашения составлять по определенной форме. Форма, которую нужно применять для этих целей, утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

На что при расчете зарплаты можно начислить премию работникам

Процесс расчета суммы премиальных зависит:

• от базы, принимаемой за основу расчета;
• от алгоритма, определяющего последовательность вычисления самой базы или составляющих ее частей;
• от ограничений, установленных для принятия в расчет.

Основу расчета могут составить:

• фиксированная сумма вознаграждения;
• оклад;
• фактически начисленный заработок;
• сумма выраженных в рублевом эквиваленте показателей премирования, служащих для оценки вклада работника в трудовой процесс.

Все условия, влияющие на расчет, должны быть оговорены в нормативном акте, посвященном премированию.

Начисление премии в фиксированной сумме может происходить по-разному в зависимости от условий учета времени фактической работы в периоде премирования, закрепленных в порядке расчета премии от базы начисления:

1. Размер премиальных никак не зависит от фактически отработанного времени, т. е. вознаграждение будет начисляться всегда, даже если работник вообще не работал в рассматриваемом периоде.
2. При расчете суммы выплаты учитывается время фактической работы каким-либо из установленных нормативным документом способов. Например, эту сумму рассчитывают:

• в пропорции к количеству дней (календарных или рабочих), реально отработанных в периоде;
• не начисляя ее за тот месяц периода, который оказался отработанным не целиком (для квартальной премии, например, в такой ситуации нужно будет применить один из следующих коэффициентов: 1/3 или 2/3).

Устанавливая в качестве базы начисления оклад или фактический заработок, сразу определяют и выраженную в процентах величину доли, которую составит премия, начисленная от соответствующей базы.

Вознаграждение, начисляемое от оклада, по существу, похоже на премию, установленную в фиксированной сумме, и может точно таким же образом зависеть (или не зависеть) от времени фактической работы в периоде премирования. Отличает ее от премии, начисляемой в фиксированной сумме:

• обязательность применения к начисленной сумме районного коэффициента, если он имеет место в регионе работы;
• необходимость выбора способа расчета премиальных для периодов изменения оклада, которым может быть, например, установление обязанности учета при начислении премии обновленной суммы оклада:
  • с начала того периода, за который делается расчет;
  • с периода, наступающего за изменением оклада;
  • в периоде изменения, учитывая долю количества дней (календарных или рабочих), приходящихся на каждый из окладов.

Для премии, определяемой как доля фактического заработка, неважен вопрос учета или неучета времени, фактически отработанного в периоде, т. к. это время уже учтено в момент начисления зарплаты. Но придется в правилах премирования отразить выбор применяемого алгоритма расчета фактического заработка. Рассчитать его можно, например:

• просуммировав всю фактическую зарплату, начисленную за период, независимо от того, к какой из составных частей оплаты за труд она относится;
• определив (для периода премирования, превышающего месяц) среднюю за месяц величину фактической зарплаты, включив в ее расчет все выплаты, начисленные за период, вне зависимости от их отношения к той или иной составной части оплаты за труд и поделив сумму этих выплат на число месяцев в периоде премирования.

Для базы премирования, установленной как сумма выраженных в рублевом эквиваленте показателей премирования, служащих для оценки вклада работника в трудовой процесс, алгоритм расчета этой базы сам по себе прост и определяется как сумма рублевых значений соответствующих показателей. Но вот расчет значения, отвечающего каждому из показателей, будет зависеть от системы оценки этого конкретного показателя и от конкретной формулы, применяемой для расчета его рублевого значения. Поскольку и системы оценки, и формулы могут оказаться разными, в т. ч. предполагающими применение системы повышающих (или понижающих) коэффициентов, расчет такой базы в итоге окажется непростым, хотя и станет наиболее реально отражающим вклад работника в результаты работы всего коллектива за период.

Как начислять премиальные на доплаты и на сверхурочные

Доплаты и сверхурочные являются выплатами, призванными компенсировать осуществление работником трудовых функций в особых условиях труда. Их выплата во всех аспектах регламентирована положениями ТК РФ. Они в полном объеме входят в зарплату, формируя ее компенсационную часть (ст. 129 ТК РФ).

Вопрос о начислении премий на доплаты и сверхурочные может возникать только в том случае, если базой для расчета суммы премиальных выбран фактически начисленный за период заработок. Несмотря на то что этот заработок может, как уже указывалась выше, определяться разными способами, в его расчет берут все начисленные за период премирования суммы, образующие зарплату, и в т. ч. доплаты и сверхурочные.

Если же премия установлена рассчитываемой от оклада, то доплаты и сверхурочные при расчете премиальных учтены не будут, т. к. база расчета здесь по определению образует только часть начисляемой зарплаты. Когда премию начисляют в фиксированной величине или от суммы оцененных в рублевом эквиваленте показателей премирования, то она вообще не привязывается к зарплате и, соответственно, никак от нее не зависит.

Как начислить премию с учетом районного коэффициента и северных надбавок

Районный коэффициент и северная надбавка — доплаты компенсационного характера, учитывающие факт работы в особых климатических условиях. Они также представляют собой часть зарплаты, обязательную к выплате. Различие между ними заключается в том, что районный коэффициент платится с первого дня работы, а право на получение северной надбавки и ее увеличение зависит от продолжительности стажа работы в соответствующей местности. Размер коэффициента и надбавки для каждого региона устанавливает Правительство РФ, но на региональном уровне возможно повышение этих значений (ст. 316, 317 ТК РФ, ст. 10, 11 закона РФ «О государственных гарантиях и компенсациях…» от 19.02.1993 № 4520-1).

Увеличивать за счет районного коэффициента сумму начисленной премии обязательно, когда премиальные рассчитывают от оклада и в районе действует соответствующий коэффициент. Во всех иных случаях вопрос применения коэффициента остается законодательно неурегулированным. С одной стороны, начислять премию с учетом его не нужно, поскольку:

• в фактически начисленном за период заработке он уже учтен;
• начисление премии в фиксированной величине или от суммы оцененных в рублевом эквиваленте показателей премирования не привязывается к окладу, требующему увеличения на соответствующий коэффициент.

С другой стороны, в действующем законодательстве не закреплен порядок применения районного коэффициента к премиальным. Поэтому правилами премирования можно предусмотреть начисление их с использованием этого коэффициента во всех ситуациях расчета стимулирующих выплат, входящих в оплату за труд. Оправданием здесь послужит то, что премия входит в состав зарплаты.

Процедуру начисления северных надбавок регулирует инструкция, утвержденная приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 № 2. Она содержит запрет на начисление надбавки на следующие выплаты премиального назначения (п. 19 инструкции):

• единовременное вознаграждение за выслугу лет;
• вознаграждение по итогам работы за год;
• поощрения разового характера и не предусмотренные системой оплаты за труд.

При этом инструкция подразумевает возможность начислять надбавки на премии по итогамработы за квартал, сезон или год, но с условием, что для проведения расчета месячной величины надбавки премиальные будут распределены по месяцам соответствующего периода в пропорции к отработанному времени.

Решением Верховного суда РФ от 01.12.2015 № АКПИ15-1253 положения п. 19 инструкции, запрещающие начисление надбавки на вознаграждения, выплачиваемые за выслугу лет и по итогам работы за год, были признаны недействительными как противоречащие действующему ТК РФ. Таким образом, северная надбавка должна начисляться на все премиальные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.

Порядок выплаты премий работникам по новым зарплатным правилам

После изменений, внесенных в ТК РФ, с 03.10.2016 оказались законодательно ограниченными сроки выплаты не только отпускных (ст. 136 ТК РФ) и расчета при увольнении (ст. 140 ТК РФ), но и зарплаты.

Расчет по зарплате за прошедший месяц теперь должен осуществляться в течение 15 календарных дней, следующих за этим месяцем (ст. 136 ТК РФ). Соответственно, с учетом сохранения в ТК РФ формулировки, предписывающей платить зарплату каждые полмесяца, более определенными стали и сроки выплаты аванса. Теперь его надо выдавать во второй половине того месяца, за который он начислен, выдерживая 2-недельный интервал между авансом и зарплатой.

Однако в отношении выплаты премии вопросы остались. Несмотря на то что премия, предусмотренная системой оплаты труда, представляет собой зарплату, она не всегда начисляется с той же периодичностью, что и заработная плата. Поэтому Минтрудом России (информация от 21.09.2016, размещенная на сайте министерства) рекомендовано в нормативном акте, посвященном премированию, отражать указание как на месяц начисления премии, так и на месяц (или конкретную дату) выплаты премиальных.

Указание на месяц выплаты означает, что премию следует выплатить не позднее 15-го числа соответствующего месяца. Если указан только месяц начисления, то предельным сроком выплаты премиальных будет считаться 15-е число месяца, наступающего за месяцем их начисления (письмо Минтруда России от 23.08.2016 № 14-1/В-800).

Итоги

Процедура начисления премии определяется множеством факторов. Прежде всего, это правила премирования, разработанные работодателем самостоятельно. В числе этих правил основное значение приобретают описание особенностей применяемых вознаграждений и установление алгоритмов расчета базы для исчисления суммы премиальных каждого вида. При начислении премий требуют учета районные коэффициенты, установленные в регионе, и северные надбавки, если работник имеет на них право.

В преддверии Нового года перед руководством организации зачастую встает вопрос о премировании своих сотрудников. При этом работодатель может выбрать, как оформить такую премию: выплатить ежегодное вознаграждение по итогам работы за год (так называемую "тринадцатую зарплату"), выплатить единовременную премию непосредственно по случаю новогоднего праздника или же оформить оказание материальной помощи своим работникам. Организация также может поздравить с праздником своих бывших сотрудников. Разобраться во всех тонкостях выплат премиальных вознаграждений и возникающих при этом особенностях налогообложения поможет И. Ю. Жирнова, аудитор ООО "Маэл Аудит". В части отражения премиальных выплат в программе "1С:Зарплата и Кадры" материал подготовлен при содействии методистов фирмы "1С".

Законодательная основа выплат премий

Положениями статьи 135 Трудового кодекса РФ определено, что системы заработной платы, а также различные виды выплат в организациях (за исключением организаций, финансируемых из бюджета) устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций, трудовыми договорами.

Отметим, что трудовое законодательство напрямую не устанавливает виды премирования, а лишь закрепляет право работодателя производить такие выплаты. Новогодние премии, как правило, выплачивают в виде ежегодного вознаграждения по итогам работы за год или единовременной выплаты по случаю праздника. При этом работник может получить как денежную премию, так и подарок. Однако помимо формы выплаты премии руководство организации должно выбрать, за счет каких источников поощрить своих сотрудников. Источниками выплат премиальных вознаграждений могут служить как затраты на производство (реализацию), в том числе и посредством создания и использования резервов на выплату ежегодных вознаграждений, так и нераспределенная прибыль прошлых лет.

В случае если организация решает изыскать средства для премирования своих сотрудников за счет собственной нераспределенной прибыли, следует учитывать, что решение о распределении прибыли находится в компетенции общего собрания акционеров (участников). Поэтому использование части прибыли для поощрения работников организации должно быть определено протоколом общего собрания акционеров (участников).

Виды выплат, производимых работникам, условия, а также порядок их осуществления должны быть предусмотрены в соответствующих документах - коллективных договорах, соглашениях, трудовых договорах, локальных нормативных актах организации (приказах, распоряжениях и т. п.). Кроме того, руководитель организации должен издать приказ по организации о премировании работников с указанием основания премирования и размера премии каждого работника по форме № Т-11а (типовой бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26). Такой приказ должен быть издан в любом случае, независимо от того, каким документом определен порядок премирования.

Документальное обоснование премиальных выплат необходимо ещё и для принятия их для целей бухгалтерского и налогового учета.

Так, согласно абзацу 1 статьи 255 НК РФ, в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Кроме того, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, для целей налогообложения прибыли принимаются только экономически оправданные затраты.

Таким образом, если выплата вознаграждений не оговорена в трудовом, коллективном договоре или локальном нормативном акте организации или в документе нет указания, что выплата производится именно за производственные результаты (связана с производственной деятельностью организации), такие расходы не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. В бухгалтерском учете в этом случае выплата премий должна быть осуществлена за счет чистой прибыли.

При принятии решения о поощрении работников руководству организации также нужно учесть, что премирование к праздничному событию оказывает влияние на налоговые базы по единому социальному налогу (у организации) и налогу на доходы физических лиц (у работника).

Как оформить выплату "тринадцатой зарплаты"?

Сразу оговоримся, что в действующем Трудовом кодексе отсутствует понятие ежегодного вознаграждения по итогам работы за год, хотя такой вид премирования применяется многими организациями. Как правило, вознаграждение по итогам работы за год выплачивается работнику, состоящему в штате организации и проработавшему в ней весь календарный год. По решению организации такое вознаграждение может быть выплачено и тем работникам, которые не отработали календарный год по уважительным причинам (например, призыв в армию, уход на пенсию, рождение ребенка, поступление на учебу и др.). Выплата в этом случае производится пропорционально отработанному времени.

Ежегодные вознаграждения по итогам работы за год выплачиваются в конце текущего либо в начале следующего календарного года.

Ввод премий в программе "1С:Зарплата и Кадры"

Разные виды премий, в том числе по итогам работы за год, вводятся документами "Ввод расчета..." на одного сотрудника либо на список сотрудников (см. пункт "Ввод расчетов сотрудникам" меню "Документы") (рис. 1).

Рисунок 1

В качестве даты документа указывается дата приказа о назначении премии - именно она будет считаться датой действия начисления.

Иными словами, при проведении документов в журнал расчетов "Зарплата" будут введены записи по премиям с датами начала и окончания, совпадающими с датой документа "Ввод расчета...". Таким образом, бухгалтер может ввести премию "задним" числом, что будет учтено при исчислении налога на доходы физических лиц и, кроме того, может привести к перерасчету некоторых надбавок, например, районного коэффициента или северной надбавки.

В документе обязательно указывается период, по итогам которого будет рассчитываться сумма премии. Так, для премии по итогам работы за год необходимо указать год, для квартальной премии - квартал. Этот период будет использован с одной стороны для исчисления собственно суммы премии (если премия установлена в процентах от заработка), а с другой стороны - при включении суммы премии в данные для исчисления среднего заработка работника.

Создание резервов для выплаты вознаграждений

Как правило, для выплаты ежегодных вознаграждений создаются соответствующие резервы. Создание таких резервов выгодно, прежде всего, крупным организациям, имеющим большой штат сотрудников и практикующим выплату ежегодных вознаграждений ("тринадцатой зарплаты") по итогам работы за год. Перед такими организациями обычно остро встает вопрос о равномерном включении в издержки производства и обращения предстоящих расходов, поскольку единовременное списание крупных расходов может привести к увеличению себестоимости и даже стать причиной убытка. Создавая резервы для выплаты ежегодных вознаграждений, организация исключает для себя такой вариант развития событий.

Порядок создания резервов для выплаты ежегодных вознаграждений по итогам работы за год определен пунктом 72 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, согласно которому организации в целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода могут создавать резервы на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, выплату вознаграждений по итогам работы за год, а также на другие цели, предусмотренные законодательством РФ, нормативными правовыми актами Министерства финансов РФ. Заметим, что с 1 января 2004 года указанное Положение утрачивает силу (письмо Минфина России от 07.10.2003 № 16-00-14/310). Тем не менее, такие резервы могут создаваться организацией на основании положений Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.

Принимая решение о создании резервов предстоящих расходов, организация должна отразить это в своей учетной политике, указав при этом порядок их создания и использования.

Отражение операций, связанных с созданием резерва, в бухгалтерском учете выглядит следующим образом:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96 - отражение доли расходов в пределах сумм образованного резерва, подлежащих включению в затраты отчетного месяца; Дебет 96 Кредит 70 - отражена фактически начисленная сумма выплат, затраты на которые резервировались; Дебет 96 Кредит 69 - отражена сумма начислений по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию от сумм выплат работникам, затраты на которые резервировались.

Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрено, что правильность образования и использования сумм резерва периодически (а на конец года - обязательно) проверяется по данным смет, расчетов и при необходимости корректируется. Периодичность проверки организация также может предусмотреть в своей учетной политике. Кроме того, резерв предстоящих расходов на выплату ежегодных вознаграждений в конце года подлежит обязательной инвентаризации в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

В балансе по состоянию на 1 января следующего за отчетным года данных о резерве на выплату ежегодных вознаграждений не будет, если эта выплата производится до истечения отчетного года.

В случае превышения фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного инвентаризацией расчета в декабре отчетного года производится сторнировочная запись издержек производства и обращения:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96 - сторно;

а в случае недоначисления резерва делается запись по включению дополнительных отчислений в издержки производства и обращения:

Налоговым законодательством также определен порядок учета расходов на формирование резерва на выплату ежегодного вознаграждения по итогам работы за год. Решение организации о формировании резерва должно быть отражено в учетной политике для целей налогообложения. При этом необходимо определить способ резервирования, предельную сумму и ежемесячный процент отчислений в резерв (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Для этих целей организация должна составить специальный расчет (смету), в котором отражается размер ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой сумме вознаграждений, включая сумму единого социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой суммы расходов на выплату вознаграждений по итогам работы за год к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Как видим, требование налогового законодательства об отражении в учетной политике факта создания резерва полностью совпадает с требованиями бухгалтерского учета.

Если при уточнении учетной политики для целей налогообложения на следующий год организация не будет формировать резерв предстоящих расходов на выплату вознаграждений по итогам работы за год, сумма остатка данного резерва, выявленного в результате инвентаризации по состоянию на 31 декабря года, в котором он был начислен, для целей налогообложения включается в состав внереализационных доходов текущего налогового периода. В бухгалтерском учете при этом делается запись:

Дебет 96 Кредит 91 субсчет "Прочие доходы".

Создание и использование резервов в программе "1С:Зарплата и Кадры"

Пользователи программы "1С:Зарплата и Кадры" могут создавать различные резервы предстоящих расходов (количество резервов не ограничено). Для автоматического начисления резерва при формировании проводок по результатам расчетов зарплаты необходимо описать его в справочнике "Дополнительные проводки" (см. пункт "Бухучет зарплаты" меню "Справочники") (рис. 2).

Рисунок 2

В качестве кода надо указать слово, начинающееся с "Резерв", определить процент отчислений в резерв. Далее необходимо определить перечень начислений, на основании которых будет исчисляться сумма резерва (рис. 3), и порядок бухгалтерского учета сумм начисленного резерва - счет (или субсчет), используемый для учета этого резерва.

В результате при автоматическом формировании проводок по результатам расчетов зарплаты сумма образованного резерва будет отражена проводками:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 96.

Кроме того, тому начислению, для выплаты которого создавался резерв, необходимо указать шаблон проводки с использованием соответствующего счета (субсчета) учета резерва. В результате при автоматическом формировании проводок по результатам расчетов зарплаты сумма начисления и суммы положенных налогов (в частности, ЕСН) будут отражены проводками:

Дебет 96 Кредит 70, 69.

Выплата вознаграждения без создания резерва

Выплата "тринадцатой зарплаты" может происходить и без создания резерва с отнесением ее сразу на затраты на производство (реализацию):

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 70 - списываются на затраты расходы на выплату ежегодных вознаграждений; Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 69 - отражена сумма начислений по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию от сумм выплат вознаграждений.

Такой способ лучше использовать организациям, которые планируют небольшой размер выплат ежегодных вознаграждений.

Единовременная премия

Единовременные трудовые премии выплачиваются работнику на основании локального нормативного акта организации (обычно это приказ руководителя). В таком документе должен быть указан получатель премии, ее размер, дата, основание, форма выплаты, порядок ее осуществления. В трудовых и коллективных договорах выплата единовременных премий, как правило, либо вообще не предусматривается, либо указывается только возможность таких выплат без уточнения конкретных условий премирования.

Порядок отражения выплаты единовременной премии в бухгалтерском учете аналогичен порядку отражения выплат ежегодного вознаграждения без создания резерва.

Выплаты в натуральной форме

На практике встречаются ситуации, когда организации премируют своих сотрудников туристическими путевками либо награждают памятными ценными подарками.

Пример 1.

Руководство организации приняло решение о награждении к Новому году лучшего менеджера туристической путевкой. Путевка приобретена за счет средств нераспределенной прибыли (имеется протокол общего собрания учредителей). Стоимость путевки составляет 4 800 руб., в том числе НДС 800 руб. Данные виды выплат оговорены в коллективном договоре. Оклад работника - 5 000 руб.
В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом:
Дебет 76 Кредит 51
- 4 800 руб. - перечислены денежные средства за путевку;
Дебет 84 Кредит 76
- 4 000 руб. - отражено использование нераспределенной прибыли по решению учредителей ;
Дебет 19 Кредит 76
- 800 руб. - выделен НДС по приобретенной путевке;
Дебет 68 субсчет "НДС" Кредит 19
- 800 руб. - принят к вычету НДС.
Передача права собственности на товары (работы, услуги) на безвозмездной основе является реализацией и признается объектом обложения налогом на добавленную стоимость (п. 1 ст. 146 НК РФ). При реализации товаров (работ, услуг) на безвозмездной основе налоговая база определяется как стоимость указанных товаров (работ, услуг), исчисленная исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 40 НК РФ, без включения в них НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ):
Дебет 84 Кредит 68 субсчет "НДС"
- 800 руб. (4 800 / 120 х 20) - начислен НДС при передаче путевки сотруднику .
Таким образом, доход работника в декабре составит 9 800 руб. (5 000 + 4 800).

Сумма НДС в стоимость путевки включается в соответствии с требованиями пункта 1 статьи 211 НК РФ. Премии, выплаченные в натуральной форме, облагаются налогом на доходы физических лиц (статья 210 НК РФ). При этом согласно пункту 28 статьи 217 НК РФ стоимость подарков, полученных работником в течение года, в пределах 2 000 руб. не включается в его доход, подлежащий налогообложению.

Исходя из условий предыдущего примера, определим сумму налога, подлежащего удержанию с физического лица.

Пример 2.

Доход работника в декабре состоит из:заработной платы - 5 000 руб.; стоимости оплаченной организацией путевки - 4 800 руб.
Стандартные налоговые вычеты работнику не предоставляются. Сумма налога, подлежащая удержанию с работника в декабре 2003 года, составит:
(5 000 + (4 800 - 2 000)) х 13% = 1 014 руб.
Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты с бюджетом по налогу на доходы физических лиц"
- 1 014 руб. - начислен налог на доходы физических лиц при передаче подарка сотруднику .

При выплате премиального вознаграждения в натуральной форме у организации возникают налоговые обязательства по единому социальному налогу.

При расчете налоговой базы по ЕСН выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты. При этом в стоимость товаров (работ, услуг) включается соответствующая сумма НДС, а для подакцизных товаров - и соответствующая сумма акцизов (п. 4 ст. 237 НК РФ).

Суммы премиальных вознаграждений, выплачиваемых сотрудникам организации, могут быть освобождены от налогообложения ЕСН только в том случае, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Рассмотрим порядок исчисления ЕСН исходя из условий предыдущего примера.

Пример 3.

Выплата премий в натуральной форме оговорена коллективным договором организации, поэтому бухгалтер должен исчислить сумму ЕСН со всего выплаченного работнику дохода.
Оклад работника - 5 000 руб. Стоимость путевки с учетом НДС составляет 4 800 руб. Доход работника в декабре составит 9 800 руб. (5 000 + 4 800).
Сумма ЕСН составит 3 488,80 руб. (9 800 х 35,6%).
Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 69
- 3 488,80 руб. - начислена сумма ЕСН с выплаты единовременной премии .

Снижаем налоги

Не секрет, что перед каждой организацией-налогоплательщиком стоит задача оптимизации налогообложения. Такая возможность при выплате вознаграждений в натуральной форме существует - налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу можно уменьшить посредством выплат вознаграждений своим сотрудникам продукцией собственного производства.

Пример 4.

В конце года руководство принимает решение премировать всех своих работников за высокие показатели деятельности. Предприятие занимается производством кухонной посуды, в том числе выпускает чайные сервизы. Численность работающих - 150 человек. Одна из партий выпускаемой продукции имеет незначительные дефекты, не позволяющие реализовать её по установленным ценам (цена 1 сервиза составляет 5 000 руб.) на потребительском рынке. Информация о выявленных дефектах была зафиксирована ответственными специалистами организации, отвечающими за качество производимой продукции. Независимые оценщики выдали экспертное заключение, определив, что цена сервиза составляет 2 500 руб.
Если рассчитать сумму налога на доходы физических лиц, исходя из условия, что премиальные вознаграждения выплачены организацией исходя из рыночных цен, то с каждого сотрудника должно быть удержано по 650 руб. (5 000 х 13%). Если же цены на продукцию будут определены независимыми оценщиками с учетом выявленного дефекта и подтверждены соответствующим образом, то сумма НДФЛ составит 325 руб. (2 500 х 13%).
Налоговая база по ЕСН при выплате премии исходя из рыночных цен составит 750 000 руб. (150 х 5 000). Если за основу взять цены, определенные независимыми оценщиками, налоговая база составит всего 375 000 руб. (150 х 2 500).

Таким образом, предприятие в два раза сокращает базу для исчисления налогов на вполне законных основаниях. Кроме того, организация может уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль на сумму расходов по привлечению независимых оценщиков (при условии, что такие расходы, согласно статье 255 НК РФ, будут обоснованы и документально подтверждены).

Не забудем о бывших сотрудниках

Как уже отмечалось, новогодние праздники могут стать поводом поощрить работников, не состоящих в штате организации. Такое решение руководства должно быть согласовано с полномочным представителем трудового коллектива (советом или председателем совета трудового коллектива, профсоюзным органом или председателем профсоюзной организации). Положение о премировании бывших сотрудников (например, вышедших на пенсию по инвалидности или по возрасту) может быть предусмотрено и коллективным договором.

Поощрение работников, не состоящих в штате организации, может производиться как в форме выплаты ежегодного вознаграждения, так и единовременной премии. При этом ежегодное вознаграждение выплачивается работнику, который был уволен в текущем году до его окончания, в полном размере либо пропорционально отработанному времени.

Однако, на наш взгляд, целесообразней выплаты бывшим работникам оформить как оказание материальной помощи. Следует отметить, что сама по себе материальная помощь по существу к видам вознаграждений не относится. Она представляет собой единовременную выплату, производимую по определенным основаниям, и носит строго целевой характер.

Материальная помощь, в отличие от вознаграждений по итогам работы, выплачивается на основании заявления работника. Кроме того, выплата материальной помощи должна быть оформлена приказом руководителя. Приказ и заявление могут быть составлены в произвольной форме.

Как правило, выплаты материальной помощи часто практикуются организациями для снижения налоговых обязательств. В частности, не облагаются НДФЛ суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, в пределах 2 000 руб. за календарный год. Тем не менее, организация независимо от размера выплачиваемой материальной помощи должна подать сведения в налоговую инспекцию по форме № 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица", а также завести налоговые карточки по форме № 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц".

Что же касается единого социального налога, то любые выплаты в пользу бывших работников, с которыми у организации отсутствуют заключенные трудовые договоры, договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также авторские договоры, освобождаются от налогообложения. Суммы материальной помощи не облагаются ЕСН и в случае, если они не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 3 ст. 236 НК РФ).

В бухгалтерском учете выплата материальной помощи отражается следующим образом:

Дебет 91 субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 70 - начислена материальная помощь; Дебет 91 субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 69 субсчет "Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев" - начислены взносы на страхование от несчастных случаев; Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" - удержан налог на доходы физических лиц; Дебет 69 субсчет "Расчеты с ФСС России по взносам на страхование от несчастных случаев" Кредит 51 - перечислены взносы на страхование от несчастных случаев; Дебет 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц" Кредит 51 - перечислен налог на доходы физических лиц; Дебет 70 Кредит 50 - выдана сотруднику материальная помощь.

В заключение отметим, что с введением в действие главы 25 НК РФ "Налог на прибыль организаций" во многом изменился перечень затрат предприятия, признаваемых расходами при расчете налоговой базы по данному налогу.

В частности, иным стал подход к выплатам стимулирующего характера. С 2002 года для целей налогообложения в составе затрат на оплату труда можно учитывать различные виды премий, в том числе и единовременные поощрительные выплаты. Главное, чтобы все производимые в пользу работников расходы были предусмотрены трудовым, коллективным договором или соответствующим локальным актом организации. Однако если премии по итогам работы за год учитываются как выплаты, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, они будут облагаться ЕСН в общем порядке. Напротив, если выплата вознаграждений работникам производится за счет средств, оставшихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль, то независимо от основания они не признаются объектом налогообложения ЕСН.

Таким образом, организация-работодатель имеет в своем распоряжении достаточно обширный перечень инструментов премирования своих работников. И выбор того или иного варианта должен осуществляться исходя из тех условий, которые руководство считает для себя определяющими - снижение затрат на выплату премий, упрощение документооборота или оптимизация налогообложения.