Бумага - материал не вечный, быстро стареющий и легко уничтожаемый. Поэтому важную информацию, которая содержится в бумажных документах, можно легко потерять. Кроме этого, в процессе хранения документы на бумажных носителях занимают драгоценное офисное пространство, а также создают множество других проблем.
Справиться со всеми неудобствами и повысить эффективность делопроизводства в целом поможет оцифровка архивов. Современные технологии позволяют перенести всю важную текстовую и графическую информацию на электронные носители, то есть выполнить оцифровку документов.

Актуальность оцифровки

Для многих организаций оцифровка документов актуальна. Ведь чем крупнее организация, тем сложнее структура документооборота в ней, а это значит, что оцифровка бумажных архивов рано или поздно станет жизненно необходимой. Оцифровка архивов представляет собой процесс сканирования и последующей каталогизации всех документов организации.

Что это даёт?

В архивах искать необходимый документ можно часами, даже не смотря на то, что все документы распределены по папкам. Когда необходимо оперативно предоставить какую-либо информацию, лишь предварительная оцифровка бумажных архивов поможет быстро подготовить документы и предоставить их на подпись. Одним словом, используя бумажные архивы, вы теряете очень важное для любого бизнеса качество - оперативность!

Сохранность документов

Бумажные документы очень легко повредить и потерять, если во время архивации документ был размещён неверно. Оцифровка документов полностью исключает их повреждение, а удобная цифровая каталогизация позволяет осуществлять быстрый поиск по документам. Сегодня повысить эффективность делопроизводства достаточно легко.

Результаты оцифровки документов

Таким образом, все документы сохраняются в оригинальном виде с сохранением всех необходимых данных. Когда все бумажные документы пройдут процедуру оцифровки, их описывают и систематизируют. Затем их брошюруют и составляют полный каталог документов в соответствии со спецификой и потребностями организации.

Преимущества работы с нами

Воспользовавшись услугой нашей компании по оцифровке архивных документов, вы сможете снизить нагрузку как на бумажные архивы, так и на отдел ксерокопирования вашей организации, потому что документы будут доступны всем специалистам организации. Так же эффективнее использовать полезную площадь офиса и сократить расходы на содержание бумажного архива, и пользоваться оцифрованными документами удалённо через интернет, что позволит всегда под рукой иметь все необходимые документы.

Архивная обработка документов представляет собой систематизацию и упорядочивание документации, которая образовывается во время деятельности организации. Существует перечень определенных категорий документов, которые подлежат хранению в архиве в строго установленном порядке. Учредительные, распорядительные документы, бухгалтерская отчетность, кадровая, специализированная и другая документация государственных, коммерческих юридических лиц различной сферы деятельности, временного и долговременного хранения подлежит архивации. Архивная обработка документов должна проводиться в обязательном порядке согласно действующему законодательству страны. В противном случае, учреждению грозят штрафные санкции.

Документы из архива могут быть затребованы для составления отчетов, статистики, выполнения запросов граждан и предоставления сведений государственным органам, для подготовки информационных мероприятий, финансового анализа и пр. Кроме того, наличие архива позволяет сохранять документацию в порядке, иметь быстрый доступ к нужному документу либо к делу, даже по истечению нескольких лет.

Какие документы организации можно архивировать

Специалисты компании Reisswolf работают с документами разного типа - от кадровых до бухгалтерских. Именно от характера бумаг зависят сроки хранения и условия ликвидации. В большинстве случаев сроки варьируются от 1 года до 75 лет.

Архивирование документов в организации делопроизводства осуществляется в трех основных направлениях:

• типовая номенклатура дел (разрабатываются комитетами, министерствами, различными органами и учреждениями);
• примерная номенклатура дел (устанавливается примерный состав дел, и требования имеют рекомендательный характер);
• индивидуальная номенклатура (составляется сотрудниками компании и руководством структурных подразделений).

Обязательному архивированию бухгалтерских документов и кадровых бумаг подлежат личные дела сотрудников предприятия, учредительная документация, распорядительные бумаги, бухгалтерская отчетность (декларации, отчеты и пр.), специализированная документация (локальные внутренние акты).

Сроки архивирования бухгалтерских документов зависят от их назначения. Например, данные налоговой учетной политики, приходные и расходные кассовые ордера, товарные накладные, инвентарные карточки учета, акты о списании хранятся 5 лет. Счета-фактуры на отгрузку продукции должны находиться в архиве 4 года.

Архивирование кадровых документов осуществляется по особой схеме, а сроки строго соответствуют законодательству РФ:

• каждый трудовой договор должен храниться 75 лет;
• личные дела сотрудников - 75 лет;
• документы о предоставлении сотрудникам премии - 5 лет.

Правильно организованное архивирование документов в организации делопроизводства - чрезвычайно важно для любого юридического лица, ведь от этого напрямую зависит скорость работы персонала и умение руководства предприятия подстраиваться под меняющиеся требования рынка.

Основные этапы архивации документации

Процесс архивирования бухгалтерских документов, личных дел и другой документации, подлежащей хранению в архиве, состоит из следующих шагов:

1. Экспертиза ценности документов.
   На данном этапе определяется практическая, историческая и научная ценность и, соответственно, выборка документации, подлежащей хранению в архиве, а также определяется период хранения.
2. Этап систематизации документации.
   Соответственно направлению деятельности, все документы формируются в дела постоянного, временного и длительного сроков хранения.
3. Оформление систематизированных дел.
   Данный процесс выполняется, согласно законодательству и включает в себя:
   • нумерацию листов;
   • оформление листа-заверителя;
   • составление внутренней описи;
   • оформление обложки;
   • подготовку исторической справки.
4. Составление описей и предисловий к оформленным делам.
   На данном этапе выполняется создание систематизированного перечня, включающего названия дел.
5. Формирование электронного архива .
6. Оформление акта-передачи документации и дальнейшая передача дел для хранения в архив.

Процесс архивирования документов в организации делопроизводства также предусматривает утилизацию дел, не подлежащих хранению. Уничтожение выполняется после составления соответствующего акта и согласование организацией. Разработка номенклатуры предусматривается требованиями к оформлению архивной документации. Процедура архивирования документов в организации делопроизводства может проводиться отдельно либо в процессе архивной обработки.

Услуги компании «Reisswolf»

Архивная обработка документов – процесс трудоемкий и требующий владения определенной базой знаний. Содержать в штате сотрудника, обслуживающего архив в большинстве случаев нецелесообразно. Кроме того, для сохранения дел в надлежащем виде, необходимо иметь специальное помещение, отвечающее определенным санитарным нормам. Сегодня многие компании предпочитают вариант аутсорсинга. Услуга архивирования бухгалтерских документов позволит сэкономить не только время на длительный процесс обработки документов, но и финансовые средства. Архивную обработку документов в Москве, дальнейшее хранение дел и другие услуги, касающиеся архивации документации, осуществляет компания «Reisswolf». Квалифицированные специалисты выполняют обработку документации в соответствии с требованиями действующего законодательства. Архивирование документов в организациях делопроизводства - это большой труд. И главная его сложность - четкое соблюдение всех правил, норм и положений. Стоимость архивации документов зависит от объемов, сложности (состояния и комплектности документации) и срочности работ.

Цены на архивные услуги

Архивирование документов
Наименование	Ед. измерения	Цена
Экспресс-оценка архивного фонда организации, формирование рекомендации по улучшению и совершенствованию деятельности	фонд	бесплатно
Архивная обработка документов	дело/папка	1 425 ₽
Составление описи дел на управленческие документы постоянного и долговременного сроков хранения	дело/папка	51 ₽
Составление исторической справки организации. Фонд до 10 лет	справка	7 400 ₽
Нумерация листов в деле, оформление листа-заверителя. Дело толщиной в корешке до 4 сантиметров и до 250 листов	папка/дело	210 ₽
Составной архивный переплет (документы формата А4, А5). Дело толщиной в корешке до 4 сантиметров и до 250 листов	дело/папка	167 ₽
Работа в делопроизводстве или архиве заказчика	сотрудник/рабочий	4 500 ₽

Кому понадобится эта услуга?

Архивация документации должна выполняться всеми организациями, независимо от сферы деятельности. Услуги по архивированию документов в организации могут понадобиться государственным и коммерческим учреждениям:

• не имеющим в штате архивного работника;
• желающим сэкономить рабочее время, финансовые вложения на обслуживание архива, а также свободное пространство в офисе;
• соблюдающим архивное законодательство об учете, комплектации и сохранности документов;
• желающим повысить эффективность деятельности компании.

При отсутствии помещения для хранения и обработки, «Reisswolf» окажет услуги архивации документов для юридических лиц, а также их временное хранение на своей территории.

Почему архивную обработку лучше доверить профессионалам

Перед сдачей в архив документация должна быть правильно архивирована. Если при оформлении дел не соблюдены нормы и требования архивного законодательства, существует риск получить документы на повторную обработку, что соответственно влечет за собой дополнительные временные и финансовые расходы. Кроме того, предприятия отвечают за сохранность дел и обеспечение ограниченного к ним доступа. В случае нарушений правил архивирования бухгалтерских документов, на учреждение наложат штрафные санкции. Утилизация документов также должна проводиться после соответствующей экспертизы и только по истечению периода хранения дела. Строгое соблюдение сроков хранения и оформление акта на уничтожение являются частью процедуры. Архивирование кадровых документов и документации других типов, необходимо выполнять грамотно и в строгом соблюдении архивных правил. Непрофессиональный подход к делу часто влечет за собой штрафы и испорченную репутацию организации.

Почему с «Reisswolf» выгодно сотрудничать

Компания предоставляет профессиональный сервис по архивации документов. Мы предлагаем клиентам выгодные условия сотрудничества:

• профессиональная обработка архивных документов по средней на рынке цене и в строгом соответствии с законодательством РФ;
• надежное временное хранение дел, при необходимости;
• соблюдение конфиденциальности;
• сжатые сроки выполнения работ.

Чтобы заказать услуги архивирования кадровых документов или получить подробную консультацию от специалистов компании «Reisswolf», воспользуйтесь формой обратной связи.

Оцифровка документов – это перевод документов в цифровой вид. Оцифровывать можно чертежи, тексты и книги. Деятельность любого среднестатистического офиса или учреждения, рано или поздно приводит к образованию в его стенах огромного количества документов. Документы хранятся на полках и в ящиках рабочих столов. Они занимают огромное пространство в офисных шкафах и на столах сотрудников офиса. Горы документации, в которой очень трудно разобраться, и почти невозможно оперативно найти тот или иной документ. Для того чтобы офис не превращался в архивное хранилище документов, а его сотрудники могли оперативно работать с любой необходимой документацией, нужно произвести оцифровку всех имеющихся на фирме документов и перенести их из бумажного в электронный вид, воспользовавшись услугами по сканированию и распознаванию документов. Электронные документы значительно легче обрабатывать и хранить. Они не занимают много места в офисе. Их нельзя потерять или повредить, да и найти документ в оцифрованном электроном архиве, где все систематизировано и разложено по пачкам куда легче, чем в огромной стопке бумаг хранящихся в офисном шкафу. Удобны для использования оцифрованные документы и в том случае, когда сотрудник фирмы отправляется в командировку или на переговоры. Маленькая флешка в кармане способна вместить в себя весь архив документов фирмы, и даст ему возможность при необходимости оперативно найти любой нужный документ. Использовать оцифрованные документы очень удобно и практично, при этом услуги по оцифровке документов достаточно не дорогие и доступны не только крупным корпорациям, но и небольшим фирмам и бюджетным организациям.

Оцифровка чертежей

Оцифровка чертежей или как её ещё называют векторизация, позволяет перенести технические и архитектурные чертежи из бумажного формата в формат электронный. Услуги оцифровки чертежей позволяют значительно упростить и систематизировать систему архивного хранения конструкторской документации, и являются весьма актуальными как для промышленных предприятий и научных институтов, так и для архитектурных и конструкторских бюро, частных архитекторов, студентов, и всех кто по специфике своей работы или учебы работает с чертежами. Как правило, главной проблемой архивирования конструкторской документации, является поиск нужного чертежа, условия, при которых чертеж, нанесенный на ватман, должен храниться и его громоздкость. Оцифровка чертежей позволяет эффективно решить эти проблемы. Когда чертеж благодаря оцифровке переносится с бумажного носителя в электронный формат, для его хранения не нужно иметь больших архивных площадей, а достаточно лишь небольшого свободного объема на жестком диске компьютера или любого другого электронного носителя. При этом достаточно единожды систематизировать содержание архива, разложив оцифрованные чертежи по тематическим папкам и впоследствии легко находить любой необходимый чертеж. Чертежи, хранящиеся в электронном архиве не подвержены механическому воздействию, или воздействию любых других природных сил и стихий. Их невозможно промочить, порвать или потерять, а благодаря системе резервного копирования, можно на сто процентов обезопасить себя от их утраты или потери. Работать с оцифрованными чертежами намного проще, нежели с их бумажными аналогами. Куда удобней перевозить с собой лазерный диск, на котором у вас всегда есть доступ ко всему архиву, нежели объемы больших бумаг и неудобные чертежи. Да и показать чертеж заказчику, куда удобней на мониторе компьютера или ноутбука, а, не разворачивая многометровые ватманы на его столе. Не говоря уже о том, что оцифрованный чертеж можно просто отправить по электронной почте, при этом сэкономив и свое время и время того, кому этот чертеж предназначался. Сегодня услуги по оцифровке чертежей предоставляют многие компании, и мы рады констатировать тот факт, что наша компания является одним из лидеров в области оцифровке документов. На сегодняшний день мы обладаем всем необходимым оборудованием и программами, позволяющими обеспечить оцифровку любого чертежа с полным детализированным сохранением его качества.

Оцифровка текстов

Оцифровка текстов - метод перевода печатного текста с бумажного носителя в электронный формат. Оцифровка текстов незаменима в качестве удобного инструмента для создания электронных архивов и в качестве инструмента для перевода в электронный формат книг и учебников. Теперь любителям литературного слова, не обязательно просиживать часами в библиотеках или же носить собой тяжелую и неудобную книгу. Достаточно иметь электронный планшет, который легко поместится в кармане или сумочке, и читать любую художественную или справочную литературу.

Оцифровка книг

Оцифровка текста позволяет перенести в цифровой формат книгу любого объема. Это очень удобно и практично. Помимо удобства использования, стоит сказать и о явной экономической выгоде. Далеко не всегда вы можете купить для себя тот или иной учебник или книгу, и в тоже время вы можете взять ее на время в библиотеке или у знакомого, и благодаря услуге оцифровки, стать владельцем электронной версии, потратив для этого значительно меньше денег, нежели при покупке книги. Оцифровка книг значительно упростила и процесс хранения редких манускриптов и книг, имеющих историческую ценность. Ведь бумага не вечна, а вот электронная версия печатного слова действительно сможет храниться тысячелетиями и никогда не потеряет своего первозданного содержания, в точности сохранив для потомков не только текст, но и иллюстрации.

В последние годы услуга по оцифровке документов становится очень востребованной для подавляющего большинства компаний. Практически все современные организации в той или иной степени освоили информационные технологии и не представляют свою работу без использования персональных компьютеров. Сегодня шаблоны для документов сначала создаются на компьютере, а уже после этого распечатываются. Однако юридическую силу имеют документы с подписями и печатями, и их опять приходится переводить в цифровой вид помощью работ по оцифровке документов.

Для этого и требуется оцифровка документов

Часто приходится обращаться и к архивной документации, поэтому многие компании предпочитают иметь электронные копии всех бумажных документов своей фирмы. Оцифровка бумажных документов может облегчить жизнь не только руководителям, бухгалтерам, экономистам и секретарям, но и представителям технических и творческих профессий: конструкторам и модельерам, строителям и архитекторам, инженерам и дизайнерам, а также многим другим профессионалам. Процесс оцифровки архивных документов, содержащих разнообразные схемы, чертежи, формулы, рисунки и фотографии более трудоёмок и требует участия квалифицированных специалистов, имеющих большой опыт оцифровки документов.

На что нужно обратить внимание при оцифровке документов:

Профессиональное оборудование

Для оцифровки сложных документов требуется профессиональное оборудование с большим количеством технических возможностей. После проведения оцифровки специалист делает сверку документов и электронной копии, проводится работа по распознаванию компьютером текста документа, исправляются возможные ошибки.

Возможна ручная работа

При оцифровке документов, без ручного труда не обойтись, он необходим при:

• подготовке документов к сканированию: изъятие скрепок, файлов и других крепежей;
• сканирование документов в ручном режиме;
• обратной комплектации документов в папки;
• при вводе информации в систему;
• проверке введенной информации.

Программное обеспечение

Правильно подобранное ПО позволяет упростить и ускорить решение задач по оцифровке документов в разы.

Опыт и скорость работ

Компания "Столичный Архивист" имеет многолетний опыт услуг по оцифровке бумажных документов и полностью гарантирует. Что все будет выполнено в срок и по оптимальной цене.

Оцифровка документов - это перевод документов в цифровой вид с последующим распознаванием определенных полей документа. Если вас интересует эта услуга, обратитесь в наш копировальный центр. Мы сделаем вам выгодное предложение, лучшее по цене и качеству.

Документ в оцифрованном виде - это удобно и практично. Данная услуга приобретает популярность ввиду перехода компаний на электронный документооборот. Клиенты часто обращаются в наш копировальный центр и интересуются, что такое оцифровка архивов. Мы подробно рассказываем им как проходит данная процедура, и о том, какие плюсы она имеет. Среди последних можно отметить то, что оцифрованные документы:

• не занимают лишнего места;
• легко редактируются;
• находятся в упорядоченном состоянии – что позволяет быстро производить поиск определенной информации

При необходимости можно скопировать и распечатать любой файл. Все это займет всего несколько минут.

Процесс оцифровки документов довольно сложный, требующий внимательности и ответственности. Для начала наши специалисты проводят подготовительную работу, выполняют расшивку, а после (сшивку, в некоторых случаях). Затем устраняют механические повреждения – заломы на документе, после чего происходит непосредственно сканирование, и уже после – сверка результата оцифровки с исходным образцом. Таким образом, оцифровка архивных документов может быть выполнена исключительно профессионалом, который знает все тонкости этой работы и имеет соответствующий опыт.

Документы, которые подлежат оцифровке

В нашем копировальном центре вы можете оцифровать практически все документы. Приходите к нам с бумажным образцом, слайдом, книгой, чертежами, журналом. Воспользовавшись современным оборудованием, мы переведем все это в электронный вид за минимальные сроки.

При оцифровке документов цена услуги формируется, исходя из количества материалов, их качества, времени, которым вы располагаете. Все эти данные у вас уточнит наш менеджер. На консультации он спросит, насколько срочно вам нужна оцифровка документов в Москве и на какой бюджет вы рассчитываете. В любом случае, будьте уверены, что мы подберем для вас лучший вариант. Созданные с нашей помощью каталоги и электронные архивы всегда будут под рукой, а вам не придется тратить время на поиски необходимого документа. Очень быстро вы поймете, насколько это удобно.