С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность, узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности государственных учреждений еще не существовало. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу. С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей. В крупных городах существовали хранилища документов. Часто хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации, и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения. Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве.(Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2007).

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы.

Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство.(В.К. Белов « История делопроизводства» - М., 2008.)

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Составные части столпа назывались "поставами". Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.(В.К. Белов « История делопроизводства» - М., 2008.)

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период управленческие документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к "докладу"; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов.(Ларин М. В. Развитие понятия “документ”. - Делопроизводство. №1. 2007.)

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

После длительных поисков и переработки найденных образцов появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Первым новым учреждением стал Сенат - первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы на местах. Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатсконтор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал "Генеральный регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что "все лучшее устроение через советы бывает" (Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 80-84)

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря, в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент. (Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 116-117)

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.

Прежние учреждения - думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять документы.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: "Рапорт о получении указа", хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

Особое значение для организации делопроизводства имеет установленная "Учреждением для управления губерний" "иерархия властей и мест", определившая порядок сношений между собой высших, центральных и местных учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Этот порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

По "Учреждению для управления губерний" порядок решения дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для обсуждения, рассматривалось на заседании присутствия, после чего готовились "исполнительные" бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел.

Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства. Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. "Учреждение..." вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия по решению дел. Еще более усложнилась система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего другому, фиксировалась в реестрах. XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. (Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 123)

Контрольная работа

Место документа в жизни общества и человека

1. Понятие и классификация документов

документ социум философский юридический

Документ - это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленный в сводном порядке и который имеет соответствии с действующим законодательством юридическую силу. Классификация документов - это деление их на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Цель классификации состоит в повышении оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

Документы классифицируются по следующим признакам:

· Способ фиксации информации;

· Название;

· Сложность;

· Место составления;

· Срок исполнения;

· Происхождение;

· Гласность;

· Юридическая сила;

· Стадия изготовления;

· Срок хранения;

· Род деятельности и другое.

В практической деятельности прежде выделяют функциональные, имеющие межотраслевое значение, и отраслевые системы документы. Функциональные системы документации: плановая, отчетно-статистическая, материально-технического снабжения, финансирования и др.

По способу фиксации информации различают следующие документы: письменные, к которым относятся все рукописные и машинописные документы, изготовленные с помощью печатной и множительной оргтехники; графические, в которых изображение объектов передано посредством линий, штрихов, светотени. Это графики, рисунки, схемы, планы. Они ценны своей иллюстративностью; фото - и кинодокументы - такие, созданные способами фотографии и кинематографии. Это кино - и фотопленки и фотографии. На них можно зафиксировать те явления, которые другим способом зафиксировать трудно или невозможно; фонодокументы - которые создаются с помощью любой системы звукозаписування и воспроизводят звуковую информацию (например, записанную во время проведения заседаний, собраний, совещаний и т.п.).

Организационно-распорядительные документы (ОРД) - это управленческая документация, служит способом осуществления и регулирования процессов управления. Документы, относящиеся к ОРД, можно условно разделить на следующие группы: организационные (положения, инструкции, правила, уставы и т.д.); распорядительные (постановления, решения, распоряжения, указания и т.п.) справочно-информационные (справки, протоколы, акты, объяснительные и служебные записки, служебные письма, отзывы, планы работы, телеграммы, телефонограммы, отчеты, доклады и т.п.); по кадровым вопросам (заявления, приказы по личному составу, личные карточки, трудовые книжки, характеристики и т.д.); личные официальные (предложения, заявления, жалобы, автобиографии, расписки, доверенности и др.).

По названию различают: приказы, протоколы, положения, распоряжения, указания, инструкции, правила, уставы, отчеты, ордера, планы, служебные письма, заявления и т.п.

По видам документы делятся: типовые, разрабатываемых высшими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер; трафаретные, которые изготавливаются типографским способом: неизменяемых часть текста документа печатается на полиграфических машинах, а для переменной информации остаются свободные места. Такие документы сейчас распространенные, поскольку на их составлении и обработке экономится время; индивидуальные, которые создаются каждый раз по новому. Это докладные, служебные, объяснительные записки, автобиографии и т.д.

По сложности документы бывают: простые, содержащие информацию по одному вопросу; сложные, содержащие информацию по двум и более вопросам. Следует учесть, что простые документы легче обрабатывать, контролировать их выполнение, осуществлять поиск.

По месту составления различают следующие документы: внутренние, касающиеся внутренних вопросов предприятия (организации, учреждения) и не выходящие за его пределы; внешние, то есть входящая и исходящая корреспонденция.

По срокам исполнения документы бывают: срочные, выполняемые в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, руководителем, а также документы с пометкой «Срочно»; несрочные, которые выполняются в сроки, определенные руководством предприятия (организации, учреждения, фирмы) .

По происхождению документы делятся на: служебные, касающиеся деятельности предприятия (организации, учреждения, фирмы); официально-личные, касающиеся конкретных лиц, то есть именные (жалобы, заявления и т.п.).

По гласности документы бывают: обычные, для служебного пользования (ДСП), тайные, конфиденциальные и другие.

2. Функции и значение документа в государственном управлении

Документационное обеспечение управления является одной из сфер управленческого труда, строится на научных основах, которые определяются документоведением. Документирование является частью делопроизводства, связанной с процессами создания документов. Стандартизация и унификация документов, установление определенных требований к их составлению и оформлению, поддержка тенденции к сокращению числа видов документов, используемых в деятельности организаций, необходимость сокращения объемов документооборота выдвинули вопрос по изучению целесообразности увязки процесса документотворення с функциями документа.

Документы функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенное место, играет определенную роль, предназначенный для определенных целей и отражает в своем содержании внешние и внутренние связи. Документы в определенной степени являются измерением иерархии управленческой деятельности. Как и любая другая система, документ создается только потому, что он выполняет необходимые обществу функции. Изучение функций документа имеет существенное значение для выяснения цели создания документа и имеющейся в нем информации для правильного понимания роли документа в обществе, позволяет осуществить более четкую научную классификацию документов, выработать определенные требования к их содержанию и формам, технологиям их обработки и организации, дает возможность подвести теоретическую основу под совершенствование документооборота и в некоторой степени управления в целом .

Науке известно немало попыток выяснения функций документа. Еще в 20-х годах прошлого века в работе «Руководство к администрированию» бельгийский ученый П. Отле дал такую формулировку этих функций: «1) излагать правила, организацию и деятельность административных единиц, 2) надежно и быстро передавать распоряжения и инструкции как агентам администрации, так и управления, 3) хранить память о фактах; 4) сохранять их доказательства и 5) распространять полезную информацию «. Впервые попытку выяснения проблемы зависимости понятие «документ» от развития функций документов сделал К. Митяев. 1963 года он дал наименование большинству таких функций: выделил коммуникативную функцию, рассматривал документы «как средство закрепления информации», «как средство управленческой деятельности», «как исторические источники», отметил «правовой характер документов». Однако в 1968 году он несколько изменил свое первоначальное мнение, считая, что документы выполняют функции закрепления (фиксации) информации, служат юридическим доказательством и историческим источником .

Я. Лившиц выделял следующие функции документа: фиксирования информации, коммуникативную, доказывания и социальную . В. Кашепов отмечает, что документы «свидетельствуют либо фиксируют факты, события, связи; информируют, приписывают что-либо, разрешают или запрещают совершать определенные действия; свидетельствуют о выполнении каких-то предписаний и т.д.». По классификации Н. Лысенко, Б. Сербиновського, С. Цветковой документу присущи информационная, организационная, коммуникативная, юридическая и воспитательная функции. Почти такой состав функций, за исключением коммуникативной, считает присущим документа и М. Басаков .

Как видно из приведенных примеров, определенные классификации функций документа существуют, однако очевидно, что предложенный разными авторами состав функций не является исчерпывающим, отсутствует их четкая систематизация, а суть их раскрыта не полностью.

Опираясь на исследования в области документоведения, В. Банасюкевич называет четыре функции документа: фактов или явлений, коммуникативную, доказывания и функцию исторического источника. Автор относит управленческие документы к особой категории документов, которые служат средством, инструментом осуществления процессов управления социально-экономической жизнью общества, и выделяет два особых, по его мнению, присущих лишь управленческим документам, функции. Первая из них - функция материализации управленческого воздействия, что является основным критерием целесообразности возникновения документа и во многом предвидит его ценность как исторического источника. Вторая - функция организации информации. Она, по мнению автора, заключается в том, что только с помощью документа информация хранится и передается в строго определенной форме: функции документа определяют состав его реквизитов, построение текста и его лексические особенности .

Основательным, на наш взгляд, является исследование этой проблемы М. Илюшенко, которая строит его с позиций комплексности функций документа. Автор подчеркивает, что не существует документов, которые несут одну, строго очерченную функцию. Наоборот, - утверждает она, - документ полифункциональный, то есть в том же документе наблюдается переплетение различных функций, и поэтому разграничивать их можно лишь условно, на теоретическом уровне, для удобства их классификации и анализа .

Как известно, последствия любой классификации зависят от критериев, по которым она осуществляется. Поэтому важно, что в процессе исследования функций документа автор опирается на его содержание, то есть, считая критерием такой классификации специфику содержания документа, которая, в свою очередь, определяется потребностью в реализации той или иной общественной функции. Такая потребность приводит к целенаправленному характеру документирования. Однако следует иметь в виду, что фиксируя в документе какую-то информацию, его составитель не всегда имеет целью какую-либо функцию. Функция документа - это его целевое назначение, присущее ему имманентно, независимо от того, осознана она автором или нет. В своем исследовании М. Илюшенко с соответствующими обоснованиями в состав функций документа относит следующие: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета и исторического источника .

Особого внимания, на наш взгляд, заслуживает исследование функций документа Н. Кушнаренко. Понимая под функцией документа его общественную роль, социальное назначение, цели, задачи и считая, как и предыдущий автор, документ полифункциональным объектом выполняет ряд взаимосвязанных функций, Н. Кушнаренко, в отличие от М. Илюшенко, считает социальными все функции документа и условно весь их спектр делит на три группы: 1) главную функцию, 2) общие функции, 3) специальные функции . Главной, наиболее обобщающей, функцией документа этот автор называет хранение и передачу (распространение) информации. К общим функциям документа, характерных для всех документов, независимо от их типа и вида, по мнению автора, относятся информационная, коммуникативная и кумулятивная. В группу специальных автор относит функции, присущие не всем, а только определенным видам и типам документов, где они проявляются преимущественно в зависимости от социальных потребностей. По мнению автора - это управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, Гедоническая и другие функции, среди которых отмечаются статистическая, источниковая, подтверждения авторского авторитета .

Философское осмысление роли информации в жизни общества уже давно стало в центре всего цикла философских и культурологических исследований. Однако до сих пор остается малоисследованным влияние формы информации, способа оформленности дискурса на их содержательную сторону, а через нее - на характер всех социумных процессов, которые в любой исторический момент определяют культурную и

цивилизационную конфигурации общества. Речь идет о феномене «заборности» информационного поля: одна и та же надпись, нарисованная на заборе и написанная в поздравительном адресе, имеет разный интонационный смысл. Точно также и любой документ в том или ином информационном социоконтексте приобретает разное содержание. Так что построение и обоснование философской концепции информационного подхода к формальной и содержательной сути документа представляется актуальной проблемой. Создание такой концепции не является имманентной проблемой философии само по себе, а является именно проблема такой синтетической области знания как философия культуры вообще и философии документоведения, в частности. Ее создание имело бы праксеологический аспект, связанный не только с практикой документооборота и информационно-документального управления в современном социуме, но и с философствованием вообще перед любой аудиторией в информационном обществе, в котором все более бурно растут такие разновидности современного человека, как homo informaticus, homo faber и homo texstus. Последнее означает характеристику человека, воцивилизованного в тексты современной цивилизации и культуры, социально-психологический статус которого определяется известной иронической дефиницией: «без бумажки ты букашка…».

Уже в 60-е годы А.Д. Урсул утверждал, что в неживой природе нет «органа», специализирующегося на информации и информационных процессах . Сейчас вернуться к этому тезису требует коренное изменение в способе существования человека в социуме именно в онтологическом смысле, когда информационная атмосфера такого существования для человека стала главной природой, что и подвигает философию ко все новым попыткам переосмысления феномена информации. Из философских работ, затрагивающих онтологические основания феномена информации, выделим труды В.В. Налимова по концепции семантического вакуума и семантического поля . Эти и другие работы Налимова, а также фундаментальные труды А.Н. Колмогорова по теории информации позволяют переосмыслить место документа в современном обществе, хотя потребность в этом осознавали еще древние эллины, а из философов XX века - Б. Рассел, К. Ясперс, М. Хайдеггер, X. Ортега-и - Гассет, Л. Витгенштейн, Р. Ингарден.

Известно, что документ в качестве текста объективно находится одновременно в нескольких пространствах: цивилизационном - правовом, экономическом, технологическом и политическом; культурном - моральном, эстетическом, литературном, этическом. Человек каждый раз включает те или иные ролевые установки, чтобы расшифровать те смысловые потенции документа, которые бы соответствовали настрою его сознания. Такая расшифровка составляет важнейшую часть существования документа в социуме как части его информационного пространства, она связана с творческой и информационной природой субъективного сознания человека и общества и, по существу, представляет герменевтическую операцию, в ходе которой реализуется социоситуативный герменевтичсекий императив.

Уже на этой стадии сталкиваются два императива геременевтического свойства - ситуативный и правовой.

Первый стремится реализовать скрытые, импплицитные смыслы, второй - однозначный смысл как важнейшее условие существования текста в качестве документа. И вот здесь и начинает играть решающую роль форма и способ существования текста, так сказать онтологическая форма документа, когда в полной мере обнажается информационная природа субъективного сознания как феномена в рамках герменевтического императива. Наиболее распространенными способами интерпретации сознания являются теории, анализирующие его как информационно-семантическую реальность.

4. Место документа в современном обществе

Документ есть фиксированный в каком-то материале, бумаге, цифре, орудиях труда опыт освоения человеком ресурсов бытия внешнего человека. Такой опыт может быть удачным или неудачным для обеспечения жизни социума в цивилизации и в культуре. Цивилизационная сторона документа уже более-менее изучена и реализована как возможность жить в жестком цивилизационном времени и пространстве организуя жизнь на основе документа. В культуре документ как средство организации жизни мало изучен именно как система социального документированного поля культуры. Цивилизация в основном ориентируется на разум, а то, что мы регулируем с помощью разума, то мы легче фиксируем. Это становится особенно заметным с изобретением письменности, когда влияние документа на конфигурацию цивилизации возрастает с каждой новой революцией в способах создания, хранения и передачи информации об опыте взаимодействия человека и природы, человека и общества. В культуре межличностный опыт ориентирован на чувства, а то, что выражается в чувствах, очень трудно зафиксировать, т.к. нет азбуки чувств, при этом опыт, фиксированный в литературе и искусстве как чувственный опыт, в человеке индуцирует такие же чувства. Поэтому в культуре существуют специальные науки - этика и эстетика, - задача которых рационализировать этот чувственный опыт. Вопрос в том, создаются ли при этом документы, в которых фиксируются рациональным, научным способом чувства, представляющие собой способ существования человека в первую очередь в пространстве культуры - чувство совести, стыда, прекрасного, возвышенного, трагического, хорошего и плохого. Они, как известно, с большим трудом поддаются рациональной аналитической интерпретации, их очень сложно выразить в виде такого же закона, как закон науки или как юридический закон. Поэтому их выражают посредством этики - воспитанием чувств добра, зла, стыда, или посредством эстетики - воспитанием чувств прекрасного безобразного, меры, гармонии и т.п. эстетических чувств.

Поэтому в социуме качество документа как посредника между объектом и субъектом целесообразной деятельности имеет сложную природу. Документ цивилизации и документ культуры - это вещи, имеющие разную функциональную природу и разные логики его реализации и обратного воздействия на социум, хотя в реальности это зачастую одна и та же вещь. Документы, которые входят в ткань культуры, и документы, которые становятся частью цивилизации, играют разную роль в социуме, подчиняются различной логике - логике цивилизации и логике культуры. Допустим, икона, если она в храме или в руках верующего, - это одна логика, логика культуры, и здесь очень трудно, если вообще возможно, составить писаное правило обращения с иконой, такой опыт передается в устной традиции, в литературе и искусстве. Если же икона попадает в руки торговца, то в этом случае возникает другая логика. В обоих случаях икона - это документ эпохи, документ веры, но он себя ведет по-разному, по-разному модифицирует социальное поведение, реализует разные императивности, заложенные в ней. В социуме в силу сложности его строения есть условия, адекватные и не адекватные осуществляющейся в нем логике движения вещи. Если документ попадает в неадекватные социальные условия, то происходит слом логики социального бытия документа: либо его бытие деформируется и тем самым сокращается время и пространство бытия документа в качестве фиксированного бытия вещи как вещи культуры или вещи цивилизации, либо меняется личность владельца (потребителя, субъекта) документа. В последнем случае, как правило, происходят изменения в самом субъекте: смена внешнего человека на внутреннего или, наоборот, - внутреннего на внешнего.

В истории развития человечества, представляющей собой единый, неразрывный во времени процесс, можно отметить некоторые важные вехи, которые после длительного периода количественных изменений привели к качественным скачкам в уровне развития человека. Такой вехой было формирование второй сигнальной системы - языка. Овладев языком, человек резко ускорил темп своего развития. Но едва научившись говорить, он стал испытывать острую необходимость в фиксировании речи. Этого требовали условия жизни. Информация, передаваемая от одного человека к другому посредством речевого обращения, во-первых, могла быть воспринята только на расстоянии слышимости человеческого голоса, а, во-вторых, сведения, проходя через субъективное восприятие передающих, претерпевали искажения. Это очень затрудняло передачу достоверной информации во времени, от поколения к поколению. Поэтому с давних пор человек стремился найти объективного посредника при передаче информации. Это были камни, на которых он мог оставлять изображения, глиняные плитки, папирус, береста, а позднее - бумага.

Стремительный, ускоряющийся прогресс человечества был бы невозможен, если бы не развитие письменности и появление весьма удобного материала для письма - бумаги. Благодаря этому информация могла не только передаваться из поколения в поколение, но и распространяться в пространстве с высокой степенью надежности. При помощи письменности информация получила полное право именоваться документом.

Если мы попытаемся перечислить предметы, которые мы относим к документам, то сразу же вспоминаются паспорт, свидетельство о рождении, диплом и некоторые другие листки с важной информацией о каждом из нас. Далее к перечисленным прибавится множество документов, с которыми мы сталкиваемся в работе, и т.д. Действительно, документов, знакомых и незнакомых, относящихся как к отдельным лицам, так и к коллективам, предприятиям, институтам, городам, республикам, целой стране и даже всем странам на нашей планете, существует необозримое множество и описать или, как говорят математики, задать это множество простым перечислением принадлежащих к нему объектов оказывается почти невозможным.

Однако существует еще один способ задать множество: перечислить характерные для принадлежащих ему объектов признаки. Какие же признаки характерны для множества документов? Первый признак очевиден: все документы являются носителями информации. В то же время, далеко не все носители информации являются документами. Молния, например, несет нам определенную информацию, но, конечно, никто не назовет ее документом, так же, как нельзя назвать документом услышанную нами музыку. Документы, видимо, должны как-то фиксировать, сохранять информацию, т.е. обеспечивать передачу ее во времени. Этим свойством могут обладать многие носители информации. Так, исследуя содержание понятия «документ», мы незаметно перешли от «бытового» толкования этого понятия, согласно которому документ - это, прежде всего, составленная законным образом бумага, служащая письменным доказательством наших прав, служебного или общественного положения, к более широкому толкованию. В этом широком толковании документами можно считать не только вышеуказанные бумаги, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, нумизматические памятники, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического характера. Документом в этом смысле признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие-либо знания и может быть включен в определенное собрание. Материальный объект может быть включен в какое-либо собрание в том случае, если он способен сохраняться во времени.

Такое широкое определение документа несколько противоречит своему первоначальному значению. Этот термин происходит от латинского слова documentum, которое, в свою очередь, произошло от docere, что значит обучать. Следовательно, термин «документ» в прошлом имел более точный, чем в. настоящее время, смысл: «то, что служит для обучения». Наличие нескольких определений не мешает документам принимать самое активное участие в жизни общества, пронося информацию сквозь время и пространство.

Значение документов в нашей жизни огромно. В настоящее время каждый факт обрастает одеждой из документов, формы которых становятся крайне разнообразными - это книги, газеты, журналы, фотографии и кинофильмы, магнитные и патефонные записи, каталоги, рекламы, отчеты, письма, картотеки, экспонаты музеев и выставок.

Неудержимый количественный рост документов является одним из главных проявлений информационного кризиса.

Теперь возникает вопрос: а какие именно документы наиболее «причастны» к вовлечению человечества в состояние информационного кризиса? Главным «виновником» информационного кризиса является научная информация, распространяющаяся по формальным и неформальным каналам. При этом возможность формальных процессов коммуникации обеспечивается существованием многочисленной семьи научных документов, несущих научную информацию в пространстве и во времени.

Научный документ - это исторически обусловленная разновидность материального носителя, на котором тем или иным способом закреплены (записаны) научные сведения (данные) или научная информация, причем научный документ обязательно должен быть снабжен указанием, кем и когда он создан. По форме различают документы текстовые (книги, журналы, рукописи), графические или изобразительные (чертежи, схемы, графики, планы, карты, диаграммы), аудиовизуальные (звукозаписи, кинофильмы, диапозитивы).

5. Документы и старение информации

Старение. Смысл этого понятия, не требует объяснений, оно хорошо знакомо каждому. Стареет наша планета, стареют деревья. Стареют вещи и люди, которым они принадлежат. Стареют и документы. Желтеют листы книг, выцветают буквы, разрушаются обложки. Но что это? Студент, отмахиваясь в библиотеке от предлагаемой ему книги, пренебрежительно замечает: «Она уже устарела!», хотя книга с виду еще совершенно новая! Никакого секрета здесь, конечно, нет. Книга нова, однако информация, которая в ней содержится, могла устареть. Применительно к документам старение понимается не как физическое старение носителя информации, а как довольно сложный процесс старения содержащейся в нем информации. Внешне этот процесс проявляется в утрате учеными и специалистами интереса к публикациям с увеличением времени, прошедшего со дня их издания. Как показало обследование 17 библиотек, проведенное одним из отраслевых органов информации, 62% обращений приходится на журналы, возраст которых не превышает 1,5 года; 31% обращений - на журналы возрастом 1,5…5 лет; 6% - на журналы возрастом от 6 до 10 лет; 7% - на журналы более чем 10-летнего возраста. К вышедшим сравнительно давно публикациям обращаются гораздо реже, что дает повод для утверждения об их старении . Какие же механизмы управляют процессом старения документов?

После получения более точных стареют приблизительные данные, а следовательно, и документы, в которых они опубликованы. Поэтому, когда говорят о старении научной информации, чаще всего имеют в виду именно ее уточнение, более строгое, сжатое и обобщенное изложение в процессе создания новой научной информации. Это возможно благодаря тому, что научная информация обладает свойством кумулятивности, т.е. допускает более краткое, обобщенное изложение.

Иногда старение документальной информации имеет другой механизм: объект, описанием которого мы располагаем, с течением времени изменяется настолько, что информация о нем становится неточной. Так стареют географические карты: на смену пустыням приходят пастбища, возникают новые города и моря.

Процесс старения можно рассматривать и как утрату информацией практической полезности для потребителя. Это означает, что он уже не может пользоваться ею для достижения стоящих перед ним целей.

И, наконец, этот процесс может быть рассмотрен с позиций изменения тезауруса человека. С этих позиций одна и та же информация может быть «устаревшей» для одного человека и «неустаревшей» для другого.

Степень старения документальной информации неодинакова для разных видов документов. На скорость ее старения влияют в разной степени очень много факторов. Особенности старения информации в каждой области науки и техники не могут быть выведены на основе абстрактных соображений или усредненных данных статистики - они органически связаны с тенденциями развития каждой отдельной отрасли науки и техники.

Для того чтобы как-то количественно оценить скорость старения информации, библиотекарь Р. Бартон и физик Р. Кеблер из США по аналогии с периодом полураспада радиоактивных веществ ввели «полупериоды жизни» научных статей. Полупериод жизни - это время, в течение которого была опубликована половина всей используемой в настоящее время литературы по какой-либо отрасли или предмету. Если полупериод жизни публикаций по физике равен 4,6 года, то это означает, что 50% всех ныне используемых (цитируемых) публикаций по этой отрасли имеют возраст не более 4,6 года. Вот какие результаты получили Бартон и Кеблер: для публикаций по физике - 4,6 лет, физиологии - 7,2, химии - 8,1, ботанике - 10,0, математике - 10,5, геологии - 11,8 лет. Однако, хотя свойство старения информации и носит объективный характер, но оно не раскрывает внутреннего процесса развития данной области знания и имеет скорее описательный характер. Поэтому к выводам о старении информации следует относиться очень осторожно .

Тем не менее, даже приблизительная оценка скорости старения информации и документов, ее содержащих, имеет огромную практическую ценность: она помогает держать в поле зрения только ту часть царства документов, в которой, вероятнее всего, находятся документы, несущие основную информацию о данной науке. Это важно не только для работников научно-технических библиотек и органов научно-технической информации, но и для самих потребителей НТИ.

Список использованной литературы

.Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Советские архивы. - 1974. - №4. - С. 15-21.

2.Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособ. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Дашков и К0, 2003. - 336 с.

.Братко А.А., Кочергин А.Н. Информация и психика / А.А. Братко, А.Н. Кочергин. - Новосибирск: Наука, 1977. - 199 с.

.Веккер Л.М. Психические процессы. Мышление и интеллект / Л.М. Веккер. Л. - Л.: ЛГУ, 1976. - 250 с.

.Горин Д. /. В кольце заклятых других: имитация целостности и ловушки социального мышления/ Горин Дмитрий // Неприкосновенный запас. 2010. №3 (71).

.Грякалов А.А. Письмо и событие: эстетическая топография современности. - СПб., 2004. - 485 с.

.Гухман В.Б. Философская сущность информационного подхода [диссертация]/ В.Б. Гухман. - М.: МГУ, 2001. - 408 с.

.Дубровский Д.И. Информация, сознание, мозг: [монография] / Д.И. Дубровский. - М.: Высш. школа, 1980. - 286 с.

.Илюшенко М.П. К вопросу о функциях документов // Советские архивы. - 1973. - №5. - С. 10-17.

.Колмогоров А.Н. Теория информации и теория алгоритмов / А.Н. Колмогоров. - М.: Наука, 1982. - 160 с.

.Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учеб. - 2-е изд., перераб. и доп. - К.: Знання, 2000. - 460 с.

.Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. - М.: Знание, 1975. - 63 с.

.Лысенко Н.А., Сербиновский Б. Ю, Цветкова С.Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учеб.пособ. - Ростов н/Д: МарТ, 2002. - 272 с.

.Налимов В.В. В поисках иных смыслов / В.В. Налимов. - М.: Прогресс, 1993. - 280 с.

.Налимов В.В., Дрогалина Ж.А. Реальность нереального / В.В. Налимов, Ж.А. Дрогалина. - М.: Мир идей, 1995. - 354 с.

.Организация делопроизводства, приема граждан и работы с письмами и жалобами: Учеб. / Отв. ред. В.П. Кашепов. - М.: Юрид.лит-ра, 1989. - 270 с.

.Р. Ходель: Экфрасис и «демодализация» высказывания. // Экфрасис в русской литературе. Под редакцией Леонида Геллера. Москва 2002. С. 23-30.

.Урсул А.Д. Природа информации /А.Д. Урсул - М.: Политиздат, 1968. - 288 с.

.Харченко Е.В. Языковое сознание профессионала как предмет психолингвистики // Языковое сознание и образ мира. Сборник статей. Отв. ред. Н.В. Уфимцева. - М.: МАКС Пресс, 2000. - С. 176 - 190

Похожие работы на - Место документа в жизни общества и человека

Документ - это сложное явление, и очень древнее. Появление письменности означало переход человечества на новый уровень развития, потому что можно записывать информацию об окружающих событиях, а впоследствии создавать различные правила - первый набор законов. Первые документы были обнаружены в Месопотамии (современный Ирак, Иран и Сирия) и выглядели как глиняные таблички с письменами - клинопись, характерную для этой древней (один из самых ранних) цивилизации.

Таким образом, документ - один из старейших и величайших изобретений человечества, сравнимый, например, с изобретением колеса или часов. Понятие "документ" является очень широким и универсальным в том, что нет четкого определения или толкования этого термина.

В России термин "документ" был введен Петром I именно в значении "письменное свидетельство". Одним из наиболее важных примеров документа был "Приказ о престолонаследии" 5 апреля 1797 года. Этот закон с небольшими изменениями просуществовал до отмены монархии в России (1917г). Павел установил строгую последовательность в порядке престолонаследия, было невозможно отстранить от власти законных наследников в будущем. Совершеннолетие для князей и наследников был установлен по достижении 16-летнего возраста, а также для других членов царской семьи-20-летний. В случае вступления на престол несовершеннолетнего государя, было принято назначать опекуна и правителя. Акт о престолонаследии также содержит важное положение о невозможности вступления на престол человека, не принадлежащего к Православной Церкви. В 1820 году Александр I добавил правила закона о престолонаследии требованиями равного брака как необходимого условия, чтобы наследовать престол детьми членов императорской семьи. "Закон о престолонаследии ", который император Павел I лично поставил в серебряный ларец, хранится на престоле Успенского собора. Позже в шкатулку был добавлен манифест Александра I , о запрете неравных браков, документы о передаче прав на наследование престола Николаю Павловичу (будущему императору Николаю I) и некоторые другие документы. В 1880 году все они были переданы по приказу императора Александра III, вместе с лар цом в Государственный архив.

На протяжении всего XVIII века в определении "документа" выделялись, прежде всего, его законные цели. В то же время, сам этот термин в течение длительного времени почти не использовался. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

В конце XIX века была тенденция к сужению границ понятия "документ": во-первых, оно рассматривается как любой предмет, который используется для получения доказательств, а затем - как письменные доказательства, подтверждающие конкретные правовые отношения.

С начала ХХ века. Бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовали понятие "документ" в качестве термина, который объединяет в себе все, что фиксируется на различных носителях. Он относил сюда: рукописи, гравюры, диаграммы, фотографии и фильмы, диски, карты, голосовые записи, заметки, медали, открытки и даже скульптуры, предметы живописи и архитектуры. То есть, любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

На протяжении длительного исторического периода, значение понятия "документ" постоянно меняется. И до сих пор, эти определения, то придают широкий смысл, то сужают свое понимание к одному из любого типа документа. Используя понятие "документ", необходимо каждый раз, указывать, какое значение вкладывается в него для решения теоретических или практических проблем.

Официальной формулировкой в российском законодательстве является что: документ – материальный носитель с закрепленной на нем в любой форме информацией в виде текста, звука, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие идентифицировать его, и предназначены для передачи во времени и в пространстве для общественного использования и хранения.

Как и любой другой объект, документ имеет ряд свойств. Наиболее важными из них являются:

Атрибутивность документа, т.е. наличие двух основных компонентов - информации и материалов;

Функциональность документа, т.е. его способность передавать информацию, а также выполнять удивительное множество различных функций в жизни человека;

Структурные блоки документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающих его целостность и тождественность самому себе.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти, и в нем записаны самые важные события всей жизни: рождение, выпускной, получение среднего специального и высшего образования, брак и т.д. В прошлом, документ появляется, в первую очередь для того, чтобы подтвердить право личности, семьи, племени на земле, какое-то имущество, право на власть и многое другое.

Большую роль играет документ в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила человеческого поведения, порядок их отношений, принятой морали и т.д. Таким образом, документ может выполнять множество функций, и иметь различные цели.

Следует отметить, что исторический источник информации представляет собой сложную структуру. Он содержит, как открытые, а также скрытые слои информации. Со временем, из-за постоянно изменяющихся условий жизни общества, растущими потребностями людей, скрытая информация может быть обновлена ​​и все более проявляться. Кроме того, постоянно совершенствуются методы поиска ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника не может быть практически исчерпана.

Исторически одним из первых была функция бухгалтерского учета, поскольку усложнение общественных отношений, развитие экономических отношений вызвало к жизни на сцене аграрного общества необходимости документировать информацию, т.е. регистрации, учета населения, земли, зерновых культур, домашнего скота, долгов и т.д. Выполнение функции бухгалтерского учета документы необходимы не только для удовлетворения разнообразных внутренних и экономических проблем, но и контролировать весь социально-политические, демографические и иные процессы, происходящие в обществе. Эта функция находит свое отражение, прежде всего, в финансовой, статистической, плановой, отчетной документации.

Ряд документов имеет политическую функцию, которая тесно связана с функцией управления, как сфера решения политических проблем, в первую очередь, деятельности органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит свое выражение, прежде всего, в документах, предназначенных для информирования внутренней и внешней политики. Кроме того, любой документ является многофункциональным, то есть он имеет несколько функций, которые одновременно переплетены друг с другом, так как в действительности различные области и виды социальной деятельности тесно связаны между собой. Тем не менее, как правило, преобладает какой-либо одной функции.

Более того, с течением времени соотношение между функциями документа изменилось с тех пор как изменилось место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информации преобразуется в ретроспективную. В результате, постепенно уменьшается доля эксплуатационных функций и повышается ценность других, особенно функция исторического источника. В конце концов, некоторые из функций документа полностью исчерпаны, и заменены другими.

Список используемой литературы:

1. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002

2. Кузнецова Т.В. Специальность - Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1. С. 16–19

3. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004

4. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

Роль документа в жизни человека в обществе

Введение

Понятие «документ», его историческое развитие

Свойства и признаки документа

Значение документа для человека и общества

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Актуальность работы обусловлена значением роли документа в жизни любого человека. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.

С развитием общества постоянно усложняется процесс управления и приходится решать все более сложные комплексы взаимоувязанных задач. Их решение зиждется на информации об управляемых объектах, носителем которой выступает документ.

Развитие человечества объективно сопровождает рост объемов информации и ее носителей - документов.

Целью работы является определение роли документа в жизни человека в обществе.

Для достижения этой цели поставлены задачи: рассмотреть эволюцию документа в его историческом развитии, выявить современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества.

Предметом исследования стали свойства, признаки документа, а также роль и значение документа в жизни человека в обществе.

Понятие «документ», его историческое развитие

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Документ - явление сложное и древнее. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве.

В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

В России термин «документ» был введен Петром Первым именно в значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIIIв. в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения.

С начала XX в. бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей).

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документ рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Свойства и признаки документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие:

Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной;

Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;

Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека;

Информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом;

Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. ;

Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

Документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы.

К отличительным признакам документа относятся:

Наличие смыслового семантического содержания;

Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

Предназначенность для использования в социальной коммуникации.;

Завершенность сообщения

Значение документа для человека и общества

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций .

Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. .

Способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы)

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Правовая функция документа заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе или во время раскола Русской православной церкви в России. Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине XX века.

Заключение

Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ роли документа в жизни человека в обществе позволяет выделить важнейших особенностей. Некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Также любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

Функции документа можно разделить на: функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации); функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

Список используемой литературы

1. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004

2. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы доку-ментоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное по-собие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004

3. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002

4. Кузнецова Т.В. Специальность -Документоведение и документационное обеспечение управления (Введение в специальность) // Делопроизводство. 2002. № 1. С. 16–19

5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. - Киев.: Знание, 2000

6. Булатова А.Т. Документоведение: учеб. пособие / А.Т. Булатова. – М.: Инфра-М. 2005

7. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А.Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу Документоведение.- Краснодар: 1995

8. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроиз-водство. 1999. № 1. С.41-44

9. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1. С.20-23.

10. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005

Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004. - С. 78

Булатова А.Т. Документоведение: учеб. пособие / А.Т. Булатова. – М. : Инфра-М. 2005 – с.9

Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 1. С.20

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Одной из важнейших функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний.

Способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы)

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка.

Следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Правовая функция документа заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе или во время раскола Русской православной церкви в России. Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине XX века.