Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых - с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.

Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:

1. Предмет приказа - основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
2. Время исполнения - срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
3. Исполнитель - ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.

И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.

Для чего необходим?

Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений администрации:

• по личному составу;
• по административно‑хозяйственным вопросам;
• по основной деятельности.

Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.

И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.

Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.

Какие приказы регистрируются?

Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья - «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.

Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:

1. Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
2. Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
3. Обеспечение охраны коммерческой тайны.
4. Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
5. Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
6. Утверждение штатного расписания.
7. Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
8. Проведение внутренних проверок и аттестаций.
9. Планирование основной деятельности и контроль за ней.
10. Вопросы финансирования.
11. Материально‑техническое база.
12. Информационно‑документальное обеспечение.

А как же назначение директора и главбуха - это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.

Зачем необходима регистрация?

Регистрация - это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время. Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.

Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.

Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.

Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.

Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.

Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.

Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина - одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.

Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения - 5 лет. А приказы по личному составу - уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.

Правила заполнения

Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других - Книгой.

Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:

1. Регистрационный номер - порядковый номер в пределах текущего календарного года.
2. Дата приказа - календарная дата, когда был подписан документ.
3. Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
4. Ответственный за исполнение - ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
5. Примечания - различная информация по теме и исполнению распоряжения.
6. В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.

Как правило, журнал ведется в течение одного календарного года, а в начале следующего открывается новый и нумерация начинается сначала. Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета. Желательно, чтобы записи делались чернилами одного цвета: синего или черного. Журнал должен быть пронумерован и прошит.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице - общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.

Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.

Как создать журнал регистрации приказов по кадрам в программе 1С рассказывается в видеоролике.

Каждая организация сталкивается с необходимостью организации правильного и удобного документооборота. Одно из составляющих его являются регистрационные журналы для различных документов, которые позволяют обобщить информацию обо всех документах, поступающих на предприятие или оформляемых внутри предприятия.

Журналы регистрации имеет важное значение, даже если законодательство не требует их ведение, многие организации заводят журналы для регистрации различных групп документов. Для приказов по основной деятельности может быть заведен отдельный регистрационный журнал. Вести его можно как в электронном виде, так и в рукописном. Можно взять обычную тетрадь, в которой разлиновать нужные графы, можно воспользоваться типовыми журналами.

Внизу статьи предлагаем скачать примерный образец оформления журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Приказ по основной деятельности рекомендовано регистрировать отдельно от приказов по личному составу, тем более, если предприятие большое и регулярно оформляет множество документов и приказов. Для приказов по личному составу можно использовать журнал, образец которого представлен .

Для многих документов регистрация в журналах и регистрационных книгах является обязательной. Например, платежные ведомости следует регистрировать в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а — . Сведения о трудовых книжках работников отражаются в .

Что касается приказов по основной деятельности, то к ним можно отнести достаточно широких спектр издаваемых на предприятии распорядительных документов. Приказ о назначении директора, главного бухгалтера, различных ответственных лиц, замещающих лиц, об утверждении нормативных актов и внутренних документов компании и пр.

Образец заполнения

Как выше было сказано, бланк журнала не является обязательным, а потому типовой рекомендованной формы не имеет. При подготовке журнала можно сформировать столько граф, сколько нужно, проименовать их также можно самостоятельно.

Как правило, в журнал заносятся следующие сведения об издаваемых приказах:

• дата;
• № — нумерация у каждого предприятия своя, если приказов издается много, удобно использовать, помимо цифр, также и буквы;
• наименование;
• содержание приказа — характер распоряжений;
• исполнитель приказа;
• лица, которые должны быть ознакомлены с приказом под роспись;
• подразделение, куда передан приказ;
• подпись лица, получившего документ;
• подпись лица, внесшего запись в журнал;
• отметка об исполнении и направлении в дело для хранения.

В журнал вносятся сведения обо всех приказа по основной деятельности, которые утверждает руководитель. Номер, присвоенный приказу при регистрации в журнале, следует проставить на самом распорядительном документе.

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы: Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно. Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Можно ли вести один журнал учета всех приказов или нужно вести журналы учета по каждому виду приказов Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов.

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде?

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона.

Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства. В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов.
Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.
Слово законодательства Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов.

Можно ли вести журналы в электронном виде?

Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями.
Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц. Касательного искусственного исправления ошибок, то единственное, что здесь можно порекомендовать, это совершать замену только тех документов, которые не пересекаются с другими распоряжениями, особенно теми, которые нельзя заменить.
Хронология событий, прежде всего, нужна для самого работодателя.

Журнал регистрации приказов

Но в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным. Ответственные лица В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений.
Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать. Можно предложить такой вариант:

1. Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
2. Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации.

Обязательно ли вести журналы регистрации в бумажном варианте

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе. ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п.

Внимание

ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - перечень № 558).

Так, п. «б» ст.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

№ 33. Регистрационная форма Регистрировать документы можно:

• в специальных регистрационных журналах;
• на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе.

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления документа) (*); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа); дело N. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.

6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет. По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет.

Инфо

Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

• о дисциплинарных взысканиях;
• ежегодных оплачиваемых отпусках;
• учебных отпусках;
• дежурствах;
• краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.). При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Для решения этой задачи отличным решением будет их закрепление в инструкции. Не следует забывать, что современная канцелярская работа в большей степени определяется самим предприятием, тогда как нормативные акты носят больше рекомендационный характер.

Поэтому для становления делопроизводства необходимо разработать два базовых документа:

1. Инструкция по делопроизводству. В указанном локальном акте должны быть отображены все внутри организационные правила работы и обращения с документацией. На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.
2. Номенклатура дел.

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде

Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

1. Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
2. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами.

Например, плановая документация — в плановом отделе, снабженческая — в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии — в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им — в службе документационного обеспечения и т. д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов организации. 3.2.1.4. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (РКК) или других регистрационных данных формах.

В статье мы уже говорили о том, что внутренние документы регистрируются а) отдельно от внешних (входящих и исходящих), б) отдельно друг от друга. В этой статье рассмотрим отдельно журнал регистрации приказов по основной деятельности. Приказы – особенные документы, и их учет заслуживает повышенного внимания. Сказать журнал в формате.xlsx тоже можно здесь.

Что такое как документ, можно узнать, перейдя по ссылке.

Электронный или бумажный?

Журнал регистрации приказов запросто может быть электронным. Он не подразумевает чьих-либо личных подписей, так что нет никаких причин для того, чтобы вести его строго в бумажном виде. Разве что одна: секретарю посчастливилось работать с директором «старой закалки», который вообще очень болезненно воспринимает электронные документы.

Таким образом, компания вольна сама выбрать форму для журнала регистрации приказов и может вести его как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный журнал, конечно, намного удобнее.

Журнал регистрации приказов: форма и графы

Обязательной формы журнала регистрации приказов нет. Я предлагаю поместить в него следующие графы:

• Номер приказа – ;
• Дата приказа – дата регистрации документа (напоминаю: имеется в виду дата подписания приказа);
• Заголовок – или тема приказа, например «О создании рабочей группы», «Об утверждении регламентов» и т.д.;
• Структурное подразделение – отдел, работник которого стал автором приказа;
• ФИО сотрудника – автор приказа;
• Рассылка – кому рассылается готовый приказ для информации или для исполнения;
• Ссылка – ;
• Примечание – любая сопутствующая информация.

Это – минимальный набор. Можно дополнить эту форму, например, графой «Согласующие лица», если секретарь считает это нужным, а также любой другой графой на ваше усмотрение. В бумажном журнале графа «Ссылка» по понятным причинам отсутствует.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности - это журнал, в котором регистрируются приказы по основной деятельности и фиксируется движение приказов внутри организации.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Прохождение внутренних документов (приказов) на этапе их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридический отдел для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству, а затем в службу секретариата, где осуществляется контроль за правильностью их оформления.

Оформленные приказы передаются на подпись руководителю организации в соответствии с установленным распределением обязанностей. Подписанные приказы организации по основной деятельности регистрируются в секретариате в журнале регистрации приказов (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или/и буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрационный номер документа (приказа) – это порядковый номер в пределах календарного года и заносится в журнал в графу 1. Копии подписанных руководителями распорядительных документов (приказов) в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы или доводятся до сведения всех сотрудников организации.

Датой документа (приказа) является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 2 (см. Приложение).

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 3 (см. Приложение).

В графу 4 заносится Ф.И.О. и указывается должность ответственного за исполнение приказа.

В графе журнала 5 примечание можно указать индекс дела, в котором подшит приказ (в соответствии с номенклатурой дел). Подлинники приказов по основной деятельности хранятся у секретаря, а копии – подшиваются в дело в том структурном подразделении, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.